Helyesbítő számla vagy sztornó számla: mikor, melyiket használjam?

Egyszer minden vállalkozó életében eljön a pillanat, amikor rájön, hogy a számlában az összeg, vagy a megnevezés, vagy a vevő adatai, vagy a dátumok nem stimmelnek. És felmerül a kérdés, hogy hogyan lehet a számlát utólag módosítani?

Az elkészített számla adatait utólag már nem lehet átírni, de nincs minden veszve! Helyesbítő (módosító) illetve sztornó számlával ugyanis helyrehozható a malőr.

Mi a különbség a módosító  és a sztornó számla között?

Sokan összekeverik a helyesbítő számlát a sztornózással. Azonban két különböző számlatípusról van szó, amelyekre eltérő szabályok vonatkoznak.

Módosító (helyesbítő) számla

Helyesbítő  számlát akkor használhatsz, ha az eredeti példányról lemaradt néhány adat, vagy abban helytelen adat(ok)at tüntettél fel.

Valójában egy új számlát készítesz, amellyel az eredeti számla adatait helyesbíted vagy egészíted ki. A helyesbítő számlában hivatkozni kell az eredeti (helyesbített) számla sorszámára. Ezt a megjegyzések megjelenítésére szolgáló rovatban megteheted.

Csak akkor lehet a számlát helyesbíteni, ha a számlázott ügylet a számla kibocsátója és a számla címzettje között ténylegesen végbement.

Milyen esetekben lehet szükséges a számla helyesbítése (módosítása)?

• hiányosak a kiállító és/vagy a vevő adatai
• elfelejtett vagy hibás megjegyzés esetén
• a korábban kapott előleget a teljesítést megelőzően részben vissza kellett téríteni a megrendelőnek (vevőnek)
• a számla pénznemét kell módosítani
• a számlán feltüntetett mennyiséget, mennyiségi egységet módosítani kell
• a számlázott összeg bármilyen tekintetben korrekcióra szorul

A felsorolás nem teljes körű, csupán példa jellegű.

Az első esetben a módosítást csak két lépésben lehet elvégezni. Itt nincs lehetőség módosító számla kiállítására. Mi a teendő? Először sztornózni kell az eredeti számlát, majd új számlát kiállítani. A sztornó számla és az új számla együtt minősül helyesbítő számlának.

Mindkettőn fel kell tüntetni megjegyzésként az eredeti számla sorszámát.

A sztornó számla törli az eredeti adatokat. Az új számlán pedig ismét fel kell tüntetni az adatokat: a módosított és a változatlan adatokat egyaránt.

Ha a címzett rendelkezik az eredeti számlával  - nem küldte vissza -, akkor el kell küldeni neki a sztornó számlát és az új számlát is.

Amennyiben az eredeti számla nincs a címzett birtokában, akkor elég az új számlát megküldeni.

Amennyiben hibás tételt vittünk fel a számlára, azt változatlan tartalommal rá kell vezetni a helyesbítő számlára.

A hibás tételhez tartozó összegadatot negatív előjellel kell feltüntetni. Ennek érdekében a mennyiséget, vagy egységárat negatív előjellel kell felvezetni, így az összeg negatív előjelű lesz.

Ezt követően az új (korrigált) adatokat kell felvinni pozitív összeg megadásával.

Ha a helyesbítés nem érint összegadatot, akkor a számla végösszege nulla forint lesz.

Amennyiben a helyesbítés az eredeti számla összegét (is) korrigálja, akkor a helyesbítő számla végösszege lehet pozitív, vagy negatív előjelű, illetve nulla forint is.

Helyesbítő (módosító) számla kiállítása a Billingóban

A bizonylatlistában kattints a módosítandó számla műveleti gombjára, majd válaszd ki a Módosító számla készítés opciót:

A következő adatlapon ceruza ikonnal jelölve láthatók azok az elemek,  melyek megváltoztathatók a módosító számla kiállításával.

Miket tudsz módosítani?

• Fizetési határidő
• Fizetési mód módosítás és “Számla nem igényel pénzügyi teljesítést” opció megjelenítése
• Bizonylat tételek
• Bizonylatra kerülő megjegyzések

Az eredeti számlán feltüntetett tétel mínuszosan jelenik meg a tétel listában.

Ahhoz, hogy a számla 0 Ft értékű legyen, ezt a tételt pluszosként kell hozzáadnod. Ezt az Új tétel hozzáadása gombbal teheted meg. A mentés gombbal adhatsz hozzá a tételekhez. Ha pluszban szeretnél tételt hozzáadni, azt is itt teheted meg. Ha új tételt adsz hozzá a számládhoz, az már a listázott tételek között megjelenik, és így az új tételekre vonatkozó módosított díjat láthatod már a végösszegnél.

Így a számlád értéke 0 Ft lesz. Ezt abban az esetben kell így hagynod, ha a számlán nem a tételeket szeretnéd módosítani, hanem például a fizetési határidőt vagy a fizetési módot:

Az előnézet gombbal megtekintheted miként fog létrejönni az új számlád, a mentés gombbal pedig létrehozhatod azt.

Sztornó számla

A sztornó számlát kiállíthatod a számla helyesbítése érdekében, erről az előző részben szót ejtettünk.

A helyesbítés elvégzése céljából kiállított sztornó számla ténylegesen nem érvényteleníti az eredeti számlát. Ugyanis ezt követően az eredeti számla címzettje részére új számla kiállításának nincs akadálya.

Azonban sztornó számlát kell kiállítani a következő esetekben:

• a számlázott ügylet ténylegesen nem történt meg;
• a számlázott ügyletet nem a számla kibocsátója teljesítette;
• a számlázott ügyletet a számla kibocsátója nem a címzett részére teljesítette;
• a számlázott ügylet utólag meghiúsult;
• a korábban kapott előleget teljes egészében vissza kellett téríteni a megrendelőnek (vevőnek).

Ezekben az esetekben a sztornó számla kiállítása nem az eredeti számla helyesbítését, hanem annak érvénytelenítését szolgálja. Ebből adódóan az eredeti számlán feltüntetett ügyletről az abban feltüntetett címzettnek új számla nem készíthető.

Az eredeti példánnyal teljesen megegyező sztornó számla készül, csak éppen abban az összegek mínusz előjellel rendelkeznek. Abban fel kell tüntetni az eredeti számla sorszámát.

Ha megteheted (jogalap van rá), akkor a számlát bármikor sztornózhatod, akár hosszabb idő eltelte után is.

A keltezés dátuma nem okoz problémát, hiszen az a tényleges kiállítás napja.

A sztornó számlán szereplő teljesítési időpontnak minden esetben meg kell egyeznie a sztornózott (eredeti) számlán szereplő teljesítési időponttal.

A vevő a sztornó számlát akkor kapja meg, ha az eredeti számlát már felvette könyvelésébe.

JÓ, HA TUDOD: A nagyobb tudású számlázó programok segítségével sokkal kisebb a lehetősége, hogy helytelenül állítsd ki a számládat. A feltöltött partner- és termékadatbázisnak köszönhetően minden lényeges mezőt szinte kitöltenek helyetted. Kézi számla esetén jóval nagyobb az esélye, hogy a számládat helyesbíteni vagy sztornózni kelljen.

Ugyanúgy kell sztornózni a magyar és az idegen nyelvű számlákat?

A kiállított számlákra mindig az adott ország szabályozása vonatkozik. Mivel sok vállalkozás működik együtt külföldi partnerekkel, természetesen nem ritka az idegen nyelvű számlázás, és idegen nyelvű számla helyesbítése, sztornózása.

A helyesbítést, sztornírozást ugyanúgy kell elvégezni, mint magyar nyelvű számla esetében.

Kézi és gépi számlát is tudok sztornózni?

Igen. Viszont ha számlázó programmal állítasz ki számlát, akkor sokkal egyszerűbb dolgod van. Míg kézi számla esetén egy csomót kell körmölnöd, addig számlázó programmal mindössze néhány kattintás az egész.

Sztornó számla kiállítása a Billingóval

1. Keresd meg kiállított számláid közül azt, amelyiket sztornózni szeretnéd!
2. A műveletek menüpontot szimbolizáló három pontból álló ikonra kattintva, válaszd ki a STORNO gombot.
3. A Billingo már le is sztornózta a számládat. Arról is gondoskodik, hogy a sztornó számlán az eredeti számla sorszáma szerepeljen.

Ugye, milyen egyszerű?

Gyakran ismételt kérdések

Nem jó, ha utólag módosítom a számlát?

A törvényi előírások szerint utólag tilos módosítani a számlát. Azt sem kézi, sem programmal kiállított számla esetén sem lehet megtenni. 

Számlázó programokkal tényleg elkerülhető a sztornózás?

A profi számlázók gyakorlatilag  kitöltik helyetted a számlát a partner- és termékadatbázisokból, így azokat nem kell egyesével kitölteni, mint a kézi számlák esetén. Ezzel szinte nullára csökkenthető a hibázás esélye, így nem lesz szükség sztornó számlára sem. 

Mi a teendőm, ha véletlenül sztornóztam egy számlát? Vissza tudom vonni valahogy?

A sztornózást nem lehet visszavonni, viszont számlázó programmal néhány kattintással újra ki tudod állítani, és feltüntetheted a korábbi szöveget és az eredeti számla sorszámát is.

Nincs még Billingo fiókod?
Regisztrálj egyet most akár teljesen ingyen!