Ahogy a balatoni sajtos-tejfölös lángosnak a nyár, úgy a számlázó program váltásának is megvan a jól behatárolható szezonja. A legtöbben az év végére vagy az új év elejére hagyják a számlázó kiválasztását. Pedig a jogszabály engedélyezi, hogy a vállalkozás év közben is bármikor másik programra váltson.

A mai posztban összeszedtük az év közbeni programváltás előnyeit és azt a néhány apróságot, amelyekre a számlázó váltásakor ügyelni kell.

Miért jobb év közben számlázó programot váltani?

Kevesebb a teendő

3-ból 2 vállalkozás számára az év vége a nagy karácsonyi hajtásról szól. Ilyenkor szinte még az ajándékok beszerzése is problémát okoz (milyen jó, hogy már vannak webáruházak), és nincs idő a következő évre előre gondolkodni. Januárban az újévi fogadalmak és az új tervek, ötletek miatt kerül háttérbe a számlázó kérdése.

Pedig gyakori, hogy a következő évre nagyobb álmokat dédelgetünk, amelyek megvalósításában egy lassú szoftver csak hátráltat. A mindennapi hajtásban viszont talán be sem ugrik, hogy a monoton, unalmas adminisztráción gyorsítani is lehetne.

Az év közepe azonban nyugodtabb, ilyenkor lassabban pörög az élet. A nyári hónapok különösen kényelmesek - kivéve a turizmusban érdekeltek számára. Ilyenkor lenne egy kevés energia átgondolni a most futó rendszereket, mi az amit optimalizálni lehetne, hol lehetne pénzt vagy időt spórolni. A számlázó program éppen egy ilyen terület. A számlázás automatizálásával ugyanis egészen pontosan 0-ra lehet csökkenteni a számlák kiállítására, nyomtatására és kiküldésére fordított időt. 

Van elég idő összehasonlítani a szoftvereket

Ha már tudatosult, hogy le szeretnéd váltani a számlázódat, akkor arra a tavaszi-nyári időszak a legalkalmasabb.

Ülj le, akár kollégáiddal együtt és vegyétek sorra, milyen elvárásaitok vannak egy új számlázóval kapcsolatban: Legyen gyors? Legyen fiatalos? Lehessen vele e-számlát is készíteni? Tudja kezelni a költségeket is? A lehető legkevesebb időt vegyen el a napból a használata? Legyen szép a kinyomtatott számla? Az ár vagy az ár/érték arány dominál leginkább?

Ha összegyűjtöttétek a szempontokat, akkor rendezzétek őket fontossági sorrendbe és nézzetek körül a számlázó program piacon. Ez alapján már könnyedén ki lehet választani, melyik program felel meg leginkább az elvárásoknak.

Van idő megtanulni, megszokni az új rendszert

A tavaszi-nyári váltás másik nagy előnye, hogy több idő jut az új program megismerésére. Ilyenkor kényelmesen lehet nézegetni és próbálgatni a funkciókat, tesztelni az újdonságokat. Bár a legjobb, ha annyira egyszerű és logikus a program használata, hogy szinte nem is igényel tanulást.

Mire kell figyelni, ha év közben váltasz számlázó programot?

Ha meghoztad a döntést és év közben szeretnél számlázót váltani, akkor egyszerűen csak kezd el használni az új programot. Két apróságra azonban ügyelj:

Sorszámozás

A számlák folytonosságának biztosítása törvényi előírás, ez azonban csak egy adott számlázón belüli szabály. Ha számlázó programot váltasz, akkor az új programból elsőként kiállított számla kötelezően 1-es sorszámot fog kapni. Neked csak arra kell ügyelni, hogy ez a sorszám ne egyezzen meg teljesen a másik programból kiállított számlaformátummal. A legegyszerűbb megoldás, ha a számla előtagját változtatod meg.

NAV bejelentés

A 2014. október 1-e után használt számlázó programot minden esetben be kell jelenteni a NAV felé. Akkor is, ha rendszeresen fogod használni a programot és akkor is, ha próbaként akár csak egyetlen érvényes számlát is kiállítottál belőle. Ez az év közben lecserélt programokra is vonatkozik, az új számlázó programot is be kell jelenteni a NAV-nak, erre 30 nap áll rendelkezésre. Ennek pontos lépéseiről és folyamatáról itt írtunk korábban.

Összegzés

A számlázó program váltása egyáltalán nem ördögtől való gondolat. Év közben kényelmesen, kapkodás nélkül, tudatos és átgondolt döntést hozva lehet megtenni. Ezzel ideális esetben jelentősen csökkenthetők az adminisztrációs terhek, és akár a számlázásra fordított idő és pénz is.

Nincs még Billingo fiókod? Regisztrálj ingyen!
Regisztrálok

Címkék