A bevételi nyilvántartás jelentősége - könyvelő szakértői kisokos

Gyakran felmerült kérdés volt eddig is a katásoknál, de most az átalányadósoknál is rendre újra előjön, hogy hogyan is kell ezen vállalkozóknak elszámolniuk a bevételeiket, milyen bizonylatokat kell megőrizniük és milyen nyilvántartást kell vezetniük.

Minimum bevételi nyilvántartás vezetésére kötelezettek azok, akik számára az egyszeres és kettős könyvvitel nem előírás (utóbbiak pl. a számviteli törvény hatálya alá tartozók). Ebbe a kategóriába esnek a katás és átalányadózó egyéni vállalkozók. A normál SZJA-s egyéni vállalkozóknak pedig bevételi és költségnyilvántartást is vezetniük kell, avagy egyszeres könyvvitelt is alkalmazhatnak.

Az új kata törvény például a 11.§-ban, az SZJA törvény pedig a 10.§-ban írja le azt, hogy a bevételi nyilvántartásban időrendben, folyamatosan, ellenőrizhető módon kell nyilvántartani és rögzíteni minden olyan adatot, amely az adókötelezettség teljesítéséhez és a teljesítés ellenőrzéséhez szükséges. Formailag pedig nincs előírva, hogy ez programban, excel táblázatban vagy kockás füzetben történjen. Szoktuk mondani, hogy az excel tábla előnye a kockás füzettel szemben, hogy legalább összeadja korrektül a számokat, valamint többféle szűrési feltételt is beállíthatunk benne.

Egyébként mindkét törvény úgy fogalmaz, hogy a bevételi nyilvántartásnak legalább a következő adatokat kell tartalmaznia:

1. sorszám;
2. a bizonylat sorszáma;
3. a bevétel összege;
4. a bevétel megszerzésének időpontja,
5. a jövedelem (ezt csak az SZJA törvény tartalmazza, tehát az átalányadósok számára releváns információ).

Őszintén szólva ez a kevéske adattartalom az én véleményem szerint csak a nyugtás bevételek esetén elegendő. Pont ezért, ha valaki tanácsért fordul hozzám, akkor a számlák esetén én ezt a felsorolást mindig ki szoktam egészíteni még az alábbiakkal:

• számla dátumai (keltezés, teljesítési időpont, fizetési határidő),
• vevő neve,
• devizás számla esetén devizás bevételi összeg,
• árfolyam,
• és ebből a forintos bevételi összeg kiszámítása.

A kisadózás kezdetekor a kata törvényben még nem volt benne, de néhány év múlva bekerült az a mondat is, hogy „A bevételi nyilvántartás vezetésével összefüggő kötelezettséget teljesítettnek kell tekinteni, ha a kisadózó vállalkozás az általa kiállított nyugtákat, számlákat teljeskörűen megőrzi akkor, ha e dokumentumokból a bevétel megszerzésének időpontja hitelesen megállapítható.” Sajnos ezt a mondatot sok laikus vállalkozó úgy értelmezte, hogy nem is kell semmiféle nyilvántartást vezetni, hanem elegendő, ha megőrzik a számláikat.

De azt már nem mondta el nekik senki, hogy ez kizárólag a készpénzes számlák és nyugtás bevételek esetén jogszerű, hiszen az átutalásos számláknál önmagában a számla nem bizonyítja a pénz beérkezését, arra kizárólag a bankszámlakivonat alkalmas. Viszont így a XXI. században azért valljuk meg őszintén, nem sok olyan vállalkozó akad, akinek egyetlen darab átutalásos számlája sem készül egy évben.

Tehát ha te például a Billingóban számlázol, és jelenleg azt gondolod, hogy a számlák megírásával letudtál minden feladatot, akkor nagyon tévedsz! Ugyanis önmagában a számlázó programban és számlatömbben lévő számlák még nem elfogadhatóak bevételi nyilvántartásként. Azt azokból valamilyen formátumban ki kell nyerni. Ehhez a legszuperebb megoldás a Billingón belül az „Adatexport” funkció, amit ebből a videóból bővebben is megismerhetsz.

Meddig kell megőrizni a bevételi nyilvántartást?

A bevételi nyilvántartást nem kell sehova se beküldeni, nem kell közzétenni, egyszerűen csak be kell mutatnunk, ha kapunk egy adóhatósági ellenőrzést.. Ez a nyilvántartás egy analitika, ebből kell készülnie a bevallásainknak, amit utólagosan az adóévét követő 5. naptári év végéig bármikor ellenőrizhetnek. A NAV ellenőrzési gyakorlata pedig az, hogy a számlákon és a bevételi nyilvántartáson túl biztosan kérik még a bankszámlakivonatokat is, mint a pénz beérkezésének bizonylatait. A bankkivonatok jelentőségéről ebben a blogbejegyzésünkben olvashatsz bővebben.

Egyébként mindkét törvényben (kata és SZJA) találunk arra is utalást, hogy a nyilvántartásban adatot rögzíteni, módosítani és törölni csak bizonylat alapján lehet. A nyilvántartásban rögzített adatot módosítani vagy törölni csak úgy lehet, hogy az eredeti adat a módosítást, illetve a törlést követően is megállapítható legyen. Ez főleg akkor lényeges, amikor egy előző év önellenőrzését kell elvégeznünk. Tehát ez esetben külön nyilvántartás kell az eredeti bevallás analitikájaként, és egy új nyilvántartás, amibe már átvezettük a módosítást.

Mi a helyzet a sztornó és helyesbítő számlákkal?

Szerintem azokat is fel kell tüntetni a bevételi nyilvántartásban, hiszen ha csak egy számla sorszámunk is kimaradna, akkor már nem biztosított a törvény által előírt folytonosság elve. Így a jó tanácsom, hogy az eredeti számla és a helyesbítő vagy sztornó számla adatai is minden esetben kerüljenek felvezetésre.

Mi a helyzet az áfás vállalkozásokkal?

Mivel nem minden katás és átalányadós vállalkozó alanyi mentes, hanem vannak bizony áfások is, akik havi/negyedéves/éves gyakorisággal áfa bevallásra kötelezettek, ezért az ő nyilvántartásukról külön ejtenék szót. Számukra ugyanis az ÁFA törvény áfa analitika vezetését is előírja. Igazából ha már van valakinek egy korrekt bevételi nyilvántartása, akkor abból az áfa analitika pikk-pakk előállítható az alábbi tartalmi elemek beemelésével:

• nettó összeg
• áfa összege
• bruttó összeg
• áfa kulcs

Illetve az áfásoknál természetesen ne feledkezzünk meg azokról a speciális szabályokról sem, hogy bizonyos fizetendő és levonható tételek mely áfa időszakban kell, hogy bevallásra kerüljenek (pl. az egyéni vállalkozók 45 napos szabálya a fizetendő áfa tekintetében).

Fülöp Olga, a Számpatikus

"az online bizniszek adózási szakértője"