A szállítólevél a számlához hasonló dokumentum, de nem váltja ki azt. Oda kell figyelni a rá vonatkozó formai és tartalmi követelmények teljesítésére.

Mi az a szállítólevél?

A szállítólevél egy olyan bizonylat, sablon vagy nyomtatvány, mely igazolja a termékek A pontból B pontba (pl. partnerhez, másik telephelyre stb.) szállítását és a megrendelés teljesítését. 

A szállítólevél kitöltése mindig a szállító/küldő feladata. Ennek módja és részletei azonban függnek az adott cég partnerségi megállapodásaitól.  

A szállítólevél nem számla, ezért nem vonatkoznak rá a számlázásnál alkalmazott szabályok.

Kiállítható nyomdai úton előállított szállítólevél-nyomtatvány kitöltésével vagy elektronikusan - például a Billingo használatával. Utóbbi lehetőség sokkal kényelmesebb és biztonságosabb, nem hagyod el a szigorú számadású nyomtatványnak minősülő szállítólevél tömböd, a dokumentumok lekövetése és megőrzése sokkal könnyebb, és nem kell körmölnöd naphosszat a szükséges adatokat. A hibázási lehetőség is sokkal kisebb, ha mégis javítani kell, a folyamat gyorsabb és kényelmesebb lesz. 

A nyomdai úton előállított szállítólevél-nyomtatvány szigorú számadású bizonylat. A nyomtatvány előre sorszámozott, többpéldányos és felhasználásáról egyedi nyilvántartást kell vezetni, amelyet meghatározott ideig meg kell őrizni.

A nyilvántartásnak tartalmaznia kell:

• a nyomtatvány nevét
• a sorszámát
• a nyomtatvány beszerzésének dátumát
• a tömbök sorszámát (-tól-ig)
• a használatbavétel dátumát
• a felhasználás dátumát
• a kiselejtezés dátumát

A szállítólevél kizárólag a szállítmány kísérő okmánya, amely az áru átvételének és átadásának igazolására szolgál.

A vevő a szállítólevél alapján az ellenérték kifizetésére nem kötelezett. A vevő részére meg kell küldeni a szállítmány ellenértékéről kiállított számlát, amely alapján a fizetést teljesíti.

Mikor kell szállítólevelet kiállítani?

A szállítólevélnek elsősorban akkor van fontos szerepe, ha árut mozgatunk és ezt semmilyen más bizonylat nem igazolja.

Abban az esetben ugyanis, ha az áru átadásával egyidejűleg az eladó elkészíti a számlát, nincs szükség szállítólevél kiállítására. Ugyanakkor előfordulhatnak olyan partnerek, akik a számla mellett mégis kérnek szállítólevelet is.

Szállítólevél készül akkor is, ha számlázásra csak a kiszállítást követően kerül sor, vagy például bizományosi árukészlet rendelkezésre bocsátása esetén.

Ha az árut cégen belül mozgatják (pl. egyik raktárból a másik raktárba szállítják) akkor szintén szükséges szállítólevelet kiállítani.

Milyen tartalmi és formai követelményei vannak a szállítólevélnek?

A nyomtatványboltban kapható szállítólevél tömböt - ahogy arról már korábban is szót ejtettünk - szigorú számadású bizonylatként kell kezelni. Kiállítható elektronikus szállítólevél is, amely úgyszintén szigorú számadású bizonylatnak minősül. A szállítólevélnek tartalmaznia kell mindazon adatokat, amelyek az áru mozgatásával kapcsolatosak.

A szállítmány átvételekor érdemes megnézni, hogy a szállítólevélen szereplő adatok megegyeznek-e a megrendeléssel. Ellenkező esetben a megrendelő nem köteles átvenni a termékeket, árut.

Milyen adatokat kell minimálisan tartalmaznia a szállítólevélnek?

•  a szállító cég megnevezése, címe, adószáma,
• a vevő/megrendelő cég megnevezése, címe, egyéb adatai,
• a kiállítás dátuma,
• az átvétel dátuma,
• a szállított áruk megnevezése, mennyiségi egysége,
• a szállított mennyiség,
• a szállított termékek értéke forintban,
• a szállító és megrendelő cég aláírása

A szállítólevél nyomtatvány kitöltésének szabályai  

A bizonylatot géppel vagy kézzel kell kiállítani úgy, hogy azok a megőrzési idő végéig olvashatóak legyenek.

Téves bejegyzés esetén a bizonylatot szabályosan kell javítani:

•  a javítást úgy kell elvégezni, hogy az eredeti adat is olvasható legyen
• a helyes adatot az eredeti fölé kell írni és fel kell tüntetni a javítás dátumát a javítást végző személy nevét és szignóját
• a javítást minden példányon végre kell hajtani

A szállítólevél megőrzési ideje 8 év. Az elektronikus szállítólevelet ilyen formában kell megőrizni. 

Szállítólevél minta letöltése

Készítettünk egy egyszerű, letölthető elektronikus sablont ami minden fontos kritériumnak megfelel, amennyiben szállítólevélre van szükséged. Kérem a szállítólevél mintát >>

Szeretnél még több érdekességet olvasni számlázásról, vállalkozásról? Kattints ide! >>