Mi az a készletnyilvántartás?

A készletnyilvántartás egy tételes kimutatás, amely az eszközök és források valóságában is meglévő állományát - mennyiségét és értékét - egy meghatározott időpontra vonatkoztatva ellenőrizhető módon tartalmazza. 

Milyen szerepe van a készletnyilvántartásnak?

A vállalkozás értékesítésének zavartalanságához fontos, hogy mindig naprakész információk álljanak rendelkezésre az árukészlet kapcsán. Hogy milyen árut, milyen mennyiségben kell beszerezni ahhoz, hogy a következő szállításig zökkenőmentes lehessen az eladás. 

A készletnyilvántartás minőségi szempontból is elengedhetetlen, hiszen így megelőzhető, hogy olyan készletek halmozódjanak fel, melyek megromolhatnak, elavulhatnak vagy eladhatatlanná válhatnak. Ez ugyanis jelentős bevételkiesést jelent a kereskedőnek. 

A készletnyilvántartás továbbá lehetőséget biztosít a vállalkozás vagyonának nyomon követésére, hogy kimutatható és dokumentálható legyen az a része, mely árukészletként van jelen. 

Hogyan vezethető a készletnyilvántartás? 

Minden vállalkozás önállóan dönthet arról, hogy hogyan alakítja ki a nyilvántartási rendszert.

1. Folyamatos készletnyilvántartást vezetnek mennyiségben és értékben 

Folyamatos mennyiség és értékbeni nyilvántartás vezetése esetén nem kötelező az év végi leltározás. A rendszeres nyilvántartásból ugyanis kimutatható a vállalkozás vagyona.

Kézi mennyiségi és értékbeni nyilvántartást általában csak a kisforgalmú és kis árukészlettel rendelkező vállalkozások vezetnek. 

A nagyobb forgalom elektronikus nyilvántartást igényel. 

2. Folyamatos készletnyilvántartást vezetnek értékben

A nyilvántartás beszerzési és eladási áron is történhet. Ebben az esetben csak a készletek összértéke ismert, de a különféle árucsoportok egyenkénti mennyisége nem.

3. Folyamatos készletnyilvántartást vezetnek mennyiségben

Ebben az esetben a készlet mennyiségi alapon van nyilvántartva. Azaz, rögzíteni kell az egyes árucsoportok nyitókészlet számát, valamint az értékesítések darabszámát.

Az ilyen nyilvántartás mindig manuálisan készül. 

4. Év közben nem vezetnek folyamatos készletnyilvántartást, hanem a készletnagyság megállapítása leltározással történik

Amennyiben a kereskedelmi vállalkozás mennyiség vagy érték alapon nem vezet nyilvántartást, év végén leltározásra kötelezett.