E-számla, e-számlázás - minden, amit vállalkozóként 2025-ben tudni érdemes

E számla, e-számla vagy elektronikus számla?

Gyakorlatilag teljesen mindegy, miként hívod, mert mindegyik változat elterjedt és a köznyelvben rendszeresen használt. Szóval bátran használd a neked tetsző verziót, ugyanazt jelenti mindegyik.

Egy számla akkor minősül elektronikus számlának, ha elektronikus formában jön létre, így állítják ki és a vevő is digitális formában fogadja be. Az e számlát a kiállítását követően automatikusan e-mailben küldi el a rendszer a vevőnek, ahonnan néhány kattintással letölthető és menthető.

Nem elég ugyanakkor, ha a számítógéppel kiállított számlát egy egyszerű PDF-ben átküldöd a vevőnek, ugyanis fontos technikai és jogszabályi előírásoknak is meg kell felelnie. 

A legfontosabb, hogy a időbélyeget és digitális aláírást tartalmaz, ezek hitelesítik az e-számla eredetét. A Billingo e-számlák nagy előnye, hogy az időbélyeg és a digitális aláírás is automatikusan rákerül a bizonylatra, ezért felárat nem kell fizetni, az előfizetés díja tartalmazza. 

Az e-számla kötelező tartalmi elemei

A e számlán ugyanazoknak az adatoknak és információknak kell szerepelni, mint a papíralapú számla esetében, ezek

• a számla sorszáma,

• a számla kelte,

• a számla kiállítójának neve, címe, adószáma,

• a vevő neve, címe, belföldi adóalany esetén adószáma,

• az értékesített termék vagy szolgáltatás megnevezése, mennyisége, nettó és bruttó egységára,

• a számla összértéke,

• áfa százalékban és értékben kifejezve,

• időbélyeg,

• digitális aláírás.

Egyes speciális esetekben további adatokat is fel kell tüntetni az elektronikus számlán, erről itt olvashatsz bővebben »

E-számla vagy papíralapú számla

2025-ben a papíralapú és az e-számla is elfogadott, mégis egyre többen térnek át az elektronikus számlázásra. Az e-számlázás nemcsak modern megoldás, de számos előnnyel is jár. Időt, pénzt és energiát spórol, amiből vállalkozóként mindenegyik kincset ér. 

✅ Gyorsabb adminisztráció

Bár a kitöltendő adatok megegyeznek a hagyományos, papíralapú számla adataival a kitöltés lényegesen gyorsabb, mert a rendszer már néhány karakter alapján felajánlja és a kiválasztást követően automatikusan átveszi és ki is tölti a partner- és termékadatokat. Egy korábbi számla másolásával pedig ez még gyorsabb. Így tényleg csak néhány másodperc egy számla létrehozása. A rendszer automatikusan, e-mailben el is küldi a számlát a vevőnek. Nem kell postára menni, sorba állni. Ehhez szemben a papíralapú számlát lassan, kézzel kell kiállítani, hiba esetén pedig újra kell írni az egészet.

✅ Költséghatékony

E-számla esetén csak az online számlázó előfizetési díját kell rendezni, ami rengeteg kapcsolódó szolgáltatást is tartalmaz. Ehhez képest a hagyományos számlázáshoz számlatömböt, borítékot is kell venni és a postaköltség is egyre magasabb.

✅ Egyszerű nyilvántartás és archiválás

Az elektronikus számlát nem szükséges nyomtatni, a nyilvántartás digitális formában megoldható. Így megspóroljuk a dokumentumok lefűzésére szánt időt, nem kell mappákat vásárolni és a tárolás sem foglal egyetlen polcnyi helyet sem. Ráadásul a keresett számla pillanatok alatt, alig néhány kattintással bármikor, bárhonnan előkereshető.

✅ Környezetbarát

A e-számla óvja a környezetet, hiszen az előállításához nincs szükség papírra, borítékra és nyomtatóra sem.

✅ NAV-kompatibilis

A kötelező NAV adatszolgáltatás miatt is megéri e számlára váltani, hiszen a modern számlázórendszerek, mint amilyen a Billingo, akár automatikusan beküldik a kiállított számlákat a NAV rendszerébe.

Mire figyelj az e-számlák befogadásakor

Az e-számla befogadására és tárolására nincs jogszabályi előírás, így ezt minden vállalkozás saját maga alakíthatja ki. Ezzel könnyen beillesztheti a vállalkozás adminisztrációs, pénzügyi és ügyviteli folyamataiba. 

Szabadon eldöntheti azt is, hogy milyen formában továbbítja a pénzügyesnek, könyvelőnek. A tévhitekkel ellentétben nem tilos kinyomtatni őket, ha a könyvelő ehhez ragaszkodik. A nyomtatott példányokat azonban tilos kontírozni. 

Nagyon fontos, hogy az elektronikus számlákat kötelező elektronikus formában megőrizni, archiválni. Egy ellenőrzés során ugyanis az eredeti, elektronikus példányt kell bemutatni az adóhivatal munkatársának.

Ennél lényegesebb azonban, hogy meggyőződj arról, hogy a befogadni kívánt e-számla eredeti és hiteles számla legyen, azaz digitális aláírást és időbélyeget tartalmazzon. A legjobb, ha a számlát valamelyik online számlázó rendszerből állították ki, mint amilyen a Billingo is, mert a Billingo jogszabály szerint hitelesíti a számlákat, így nem szükséges külön elektronikus aláírás.

Hogyan lehet neked is online számlázód?

Könnyebb, mint gondolnád. A Billingóban pillanatok alatt regisztrálhatsz magadnak egy fiókot, majd a Basic előfizetés választásával máris korlátlan e-számlát állíthatsz ki. Sőt, ez a csomag olyan sztárfunkciókat is tartalmaz, mint az automatikus Számlaismétlődés, az automatikus Bankszinkron vagy a villámgyors Számlamásolás.