Az adózással kapcsolatos gyakori törvénymódosítások miatt rendszeresen felmerülnek a vállalkozás által kiállított számlák megőrzésével kapcsolatos kérdések. Meddig és milyen formában kell őket tárolni? Rábízhatom a könyvelőmre? Na és mi a helyzet az e-számlákkal? Összegyűjtöttük neked a legfontosabb kérdéseket és válaszokat a témában egyszerűen, átláthatóan.

Mennyi ideig kell pontosan megőrizni a számlákat?

Az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) szerint az adó megállapításához való jog elévüléséig a vállalkozó köteles megőrizni az adókötelezettség meghatározásához szükséges bizonylatokat, így a számlákat is. Ez lényegében annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év, amikor a bevallást és bejelentést, vagy ezek hiányában a befizetést meg kellett volna tenni.

Hogy néz ki ez a gyakorlatban? Tegyük fel, hogy 2018. január 4-én kiállítasz egy számlát, így értelemszerűen a naptári év végétől, vagyis 2018. december 31-től kell számolnod az öt évet. A számlát így 2023. december 31-ig kell megőrizned, hiszen a NAV eddig az időpontig tehet megállapítást.

Mégsem 8 évig kell megőrizni a számlákat?

De. A kiállított fizetési bizonylatok elévülése csak az adózás rendjéről szóló törvény szerint 5 év. A számviteli törvény értelmében azonban 8 évig kell megőriznie a vállalkozóknak a kiállított számlákat.

A cégeknek ugyanis kötelességük az éves beszámolót és a könyvelés alapbizonylatait legalább 8 évig olvasható formában elrakni. Mivel a számlák is ezen iratok közé tartoznak, így a fenti példában említett, 2018. január 4-én kelt példányt 2026. december 31-ig tárolnod kell.

Hol kell tárolnia a vállalkozásnak a számlákat?

Az adózás rendjéről szóló törvény szerint a cégnek az iratokat az adóhatósághoz bejelentett helyen kell tárolnia. Méghozzá úgy, hogy a NAV felhívása esetén a számlákat 3 munkanapon köteles bemutatni a vállalkozó.

Milyen formában kell megőrizni a számlákat?

Az elektronikus számlák elterjedése óta az egyik legtöbbször elhangzó kérdés. Az időbélyeggel hitelesített e-számlákat elektronikus formában kell tárolni. Az ellenőrzés során az eredeti bizonylatot nem helyettesítheti a kinyomtatható változat. Ez ugyanis csak a könyvelés és egyéb adminisztratív folyamatok segítésére szolgál.

A papír alapú számlákat természetesen papír alapon kell elrakni. Ugyanez igaz a számlázó program segítségével kiállított, de nyomtatott formában kiállításra kerülő számlák esetében is.

Elég, ha a könyvelő megőrzi a vállalkozás számláit?

Nem, a számlák megőrzése nem hárítható át a könyvelőre, ez a vállalkozás kötelezettsége. A könyvelő 10 évre szóló tárolási kötelezettsége csupán az általa beküldött beszámolókra és iratokra vonatkozik.

Tudom tárolni a számláimat egy program segítségével is?

Igen, ezt például a Billingóval is megteheted tárgyév plusz tíz évig.

Tedd még egyszerűbb vállalkozásod számlázását, regisztrálj egy ingyenes Billingó fiókot most »

Címkék