Az adózással kapcsolatos gyakori törvénymódosítások miatt rendszeresen felmerülnek a vállalkozás által kiállított számlák megőrzésével kapcsolatos kérdések. Meddig és milyen formában kell őket tárolni? Rábízhatom a könyvelőmre? Na és mi a helyzet az e-számlákkal? Összegyűjtöttük neked a legfontosabb kérdéseket és válaszokat a témában egyszerűen, átláthatóan.

Mennyi ideig kell pontosan megőrizni a számlákat?

Az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) szerint az adó megállapításához való jog elévüléséig a vállalkozó köteles megőrizni az adókötelezettség meghatározásához szükséges bizonylatokat, így a számlákat is. Ez lényegében annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év (utolsó napja), amikor a bevallást és bejelentést, vagy ezek hiányában a befizetést meg kellett volna tenni.

Hogy néz ki ez a gyakorlatban? Tegyük fel, hogy 2022. január 4-én kiállítasz egy számlát, így értelemszerűen a naptári év végétől, vagyis 2022. december 31-től kell számolnod az öt évet. A számlát így 2027. december 31-ig kell megőrizned, hiszen a NAV eddig az időpontig tehet megállapítást.

Mégsem 8 évig kell megőrizni a számlákat?

De. A kiállított fizetési bizonylatok elévülése csak az adózás rendjéről szóló törvény szerint 5 év. A számviteli törvény értelmében azonban 8 évig kell megőriznie a vállalkozóknak a kiállított számlákat.

A cégeknek ugyanis kötelességük az éves beszámolót és a könyvelés alapbizonylatait legalább 8 évig olvasható formában elrakni. Mivel a számlák is ezen iratok közé tartoznak, így a fenti példában említett, 2022. január 4-én kelt példányt 2030. december 31-ig tárolnod kell.

Vannak olyan esetek, amikor az elévülési időszakot meghosszabbíthatják, például ha az adóbejelentés benyújtásával késtél. Ezekről a 2017. évi CL. törvény 203-205. §-a rendelkezik.

Hol kell tárolnia a vállalkozásnak a számlákat?

Az adózás rendjéről szóló törvény szerint a cégnek az iratokat az adóhatósághoz bejelentett helyen kell tárolnia. Méghozzá úgy, hogy a NAV felhívása esetén a számlákat 3 munkanapon belül köteles bemutatni a vállalkozó.

Milyen formában kell megőrizni a számlákat?

Az elektronikus számlák elterjedése óta az egyik legtöbbször elhangzó kérdés. A papír alapú számlákat természetesen papír alapon kell elrakni. Ugyanez igaz a számlázó program segítségével kiállított, de nyomtatott formában kiállításra kerülő számlák esetében is.

Az időbélyeggel hitelesített e-számlákat elektronikus formában kell tárolni, extra kinyomtatni őket teljesen felesleges. A könyvelés és egyéb adminisztratív folyamatok segítésére természetesen kinyomtathatod, de nem helyettesíthetők vele az e-számlák az ellenőrzés pillanatában. Minél több helyre mented tehát le az e-számláidat, annál jobb. 

Elég, ha a könyvelő megőrzi a vállalkozás számláit?

Nem, a számlák megőrzése nem hárítható át a könyvelőre, ez a vállalkozás kötelezettsége. A könyvelő 10 évre szóló tárolási kötelezettsége csupán az általa beküldött beszámolókra és iratokra vonatkozik.

Tudom tárolni a számláimat egy program segítségével is?

Igen, ezt például a Billingóval is megteheted tárgyév plusz tíz évig. Ha adózási formát váltasz, az iratok megőrzésének kötelezettsége ugyanúgy fennáll, erre figyelj. Lehetsz új-katás vagy átalányadózásra is áttérhetsz, választhatod a kivát vagy az echo-t, a számláid és az adminisztrációd mindenképpen legyen rendben. Mi segítünk benne!

Tedd még egyszerűbb vállalkozásod számlázását, regisztrálj egy ingyenes Billingó fiókot most »

Címkék