Foglalástól a végszámláig

A helyzetet tovább bonyolítja, hogy a foglalások ma már ritkán érkeznek egyetlen csatornáról. Egy vendégház vagy apartman egyszerre fogadhat vendégeket a Booking.com-ról, a Szállás.hu-ról, az Airbnb-ről és a saját weboldaláról. Minél több a foglalás, annál több adminisztrációval jár a pénzügyi folyamatok nyomon követése.

Szerencsére ma már az online számlázás teljes egészében automatizálható. A megfelelő rendszerek összekapcsolásával a foglalástól egészen a végszámla kiállításáig számos lépés emberi beavatkozás nélkül történhet meg. Nézzük meg, hogyan működik ez a gyakorlatban.

Miért jelent kihívást a számlázás a szálláshely-szolgáltatásban?

Sok szállásadó számára a számlázás elsőre egyszerű feladatnak tűnik: a vendég fizet, a szállásadó pedig kiállítja a számlát. A gyakorlatban azonban ennél valamivel összetettebb folyamatról van szó.

Gyakori, hogy a vendég a foglaláskor előleget fizet, amelyhez előlegszámla kapcsolódik. Az érkezés előtt vagy után további fizetés történhet, majd a távozáskor végszámlát kell kiállítani. Ha a vendég céges számlát kér, módosulnak a számlázási adatok. Ha pedig több foglalási csatornán keresztül érkeznek a vendégek, a számlázási információkat több rendszerből kell összegyűjteni.

Néhány foglalás esetén mindez még könnyen kezelhető. Amikor azonban – sikeres szállásadóként – havonta több mint egy tucat foglalást kezelsz, a számlázás jelentős adminisztrációs teherré válhat.

Hogyan csökkenthető az adminisztráció több foglalási csatorna esetén?

A hatékony működés egyik kulcsa, hogy a foglalások kezelése ne különálló rendszerekben történjen.

Sok szállásadó ezért használ olyan szálláshelykezelő rendszert, amely egyetlen felületen kezeli a különböző csatornákról érkező foglalásokat. Egy megbízhatóan működő channel manager segítségével a foglalások, árak és naptárak automatikusan szinkronizálhatók, így nincs szükség folyamatos manuális frissítésre.

Ez nemcsak a duplafoglalások kockázatát csökkenti, hanem a számlázási folyamatokat is leegyszerűsíti. Ha minden foglalási adat egy központi rendszerben jelenik meg, a számlázóprogram számára is könnyebben átadhatók a szükséges információk.

A számlázási folyamat lépései: mi történik a foglalás után?

Sokan csak a végszámlára gondolnak, amikor számlázásról beszélnek, pedig a folyamat ennél jóval korábban kezdődik.

Egy tipikus foglalás esetében a következő lépések történhetnek:

1. A vendég lefoglalja a szállást.
2. A rendszer díjbekérőt küld az előleg befizetéséhez.
3. Az előleg beérkezik.
4. Elkészül az előlegszámla.
5. A vendég megérkezik, majd a vakáció végével távozik.
6. A teljes szállásdíj kifizetése után megkapja a végszámlát.

Minden egyes lépéshez adatkezelés és adminisztráció kapcsolódik. Ha ezek manuálisan történnek, könnyen előfordulhat, hogy valamelyik folyamat késik vagy hibás adat kerül a számlára.

Milyen problémákat okozhat a manuális számlázás?

A manuális számlázás legnagyobb hátránya nem feltétlenül az időveszteség, hanem a hibalehetőségek magas száma.

Gyakori problémák lehetnek:

• hibás számlázási adatok,
• elmaradt előlegszámla,
• az előleg összegével nem kalkuláló, rosszul kiállított végszámla,
• késedelmes számlaküldés,
• többszörösen rögzített adatok,
• elfelejtett adminisztrációs lépések.

Ezek nemcsak pluszmunkát jelentenek, hanem a vendégélményt is ronthatják. Egy hibás vagy késve érkező számla kellemetlen helyzetet teremthet mind a vendég, mind a szállásadó számára.

Mit jelent az automatikus számlázás a gyakorlatban?

Az automatikus számlázás célja, hogy megszüntesse az ismétlődő manuális feladatokat. A foglalási rendszer és a számlázóprogram összekapcsolásával a szükséges adatok automatikusan átadhatók, így a rendszer képes:

• díjbekérőket létrehozni,
• előlegszámlákat kiállítani,
• végszámlákat elkészíteni,
• a számlákat eljuttatni a vendégekhez.
• A szállásadó feladata ilyenkor nem az adminisztráció végrehajtása, hanem a folyamatok ellenőrzése.

Hogyan működik az automatikus számlázás az Appartman és a Billingo összekapcsolásával?

A modern szálláshelykezelő rendszerek és számlázóprogramok integrációja lehetővé teszi, hogy a foglalási és pénzügyi folyamatok szorosan összekapcsolódjanak.

Az Appartman új automatikus számlázási funkciója Billingo-integrációval is működik. A rendszer képes arra, hogy a Booking.com-ról, a Szállás.hu-ról, az Airbnb-ről vagy akár a saját weboldalról érkező foglalások alapján automatikusan kezelje a számlázási folyamatot.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a foglalás beérkezését követően a rendszer képes automatikusan:

• díjbekérőt létrehozni,
• az előleg befizetése után elkészíteni az előlegszámlát,
• a teljes összeg beérkezése után kiállítani a végszámlát (levonva belőle az előleg összegét).

A szálláskezelő szoftverben ráadásul számos egyedi beállítási lehetőséggel testre szabhatod a folyamatot: 

• beállíthatod az előleg mértékét,
• kiválaszthatod, hogy a díjbekérő, az előlegszámla és a végszámla közül melyekre van szükséged,
• meghatározhatod, hogy az érkezés vagy a távozás napján kapja kézhez a vendég az online számlát,
• eldöntheted, hogy az idegenforgalmi adót tartalmazza-e a foglalás díja, vagy külön tételként kerüljön a számlára.

Mindez jelentősen csökkenti a manuális adminisztrációt, miközben a számlázási folyamatok átláthatók és naprakészek maradnak.

Milyen előnyei vannak az automatizálásnak szállásadóként?

Az automatizált számlázás legnagyobb előnye az időmegtakarítás. Ahelyett, hogy a szállásadó minden foglalásnál ugyanazokat a lépéseket ismételné, a rendszer elvégzi a rutinfeladatok jelentős részét.

Emellett:

• csökken a hibázás lehetősége,
• gyorsabbá válik a pénzügyi adminisztráció,
• átláthatóbb lesz a működés,
• könnyebbé válik a könyvelési folyamatok támogatása,
• több idő marad a vendégekre és az üzlet fejlesztésére.

Különösen igaz ez azoknál a szálláshelyeknél, amelyek egyszerre több csatornán értékesítenek, vagy egész évben folyamatos foglaltsággal működnek.

Összegzés

A szálláshely-szolgáltatásban a számlázás elengedhetetlen, ugyanakkor időigényes adminisztrációs feladat. Ahogy nő a foglalások száma és egyre több csatornáról érkeznek a vendégek, a manuális folyamatok gyorsan nehezen kezelhetővé válhatnak.

Az automatizált számlázás lehetővé teszi, hogy a foglalástól a végszámláig tartó folyamat jelentős része emberi beavatkozás nélkül történjen meg. Ez nemcsak időt takarít meg, hanem csökkenti a hibák számát és átláthatóbbá teszi a működést is.

A megfelelő rendszerek összekapcsolásával a számlázás többé nem adminisztratív teher, hanem egy olyan háttérfolyamat lehet, amely szinte észrevétlenül támogatja a szálláshely mindennapi működését.