Júliustól kötelező a közüzemi számlák elektronikus archiválása a vállalkozóknak – mutatjuk, mit jelent ez pontosan!

Ebben a cikkben összefoglaljuk, miért van minderre szükség, kiket érint a kötelezettség, és hogyan lehet megfelelni az új szabályoknak.

Mi változik pontosan 2025. július 1-jétől?

A 273/2007. (X. 19.) Kormányrendelet és a 19/2009. (I. 30.) Kormányrendelet 2025. július 1-jétől módosul. Ennek következtében minden vállalkozás kizárólag elektronikus formában fog közüzemi számlákat kapni, legyen szó áramról vagy gázról.

Ez önmagában még nem lenne újdonság sok vállalkozónak, azonban a változás másik, sokkal lényegesebb része a kötelező archiválásra vonatkozik.

Miért nem elég csak elmenteni a számlát a számítógépen?

Sokan gondolhatják, hogy a legegyszerűbb megoldás az lesz, ha egyszerűen letöltik a közüzemi számlákat, és egy mappában eltárolják őket. Sajnos ez nem felel meg a jogszabályi követelményeknek.

A 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet egyértelműen kimondja, hogy az elektronikus dokumentumokat – így a közüzemi számlákat is – olyan módon kell megőrizni, amely védi az elektronikus dokumentumot a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen.

Mit jelent ez a gyakorlatban?

❌ Egy sima mappa a gépeden? Nem elég.

❌ Google Drive? Szintén nem elég.

✅ Csak az 1/2018 (VI.29.) ITM rendelet szerinti archiválási megoldás felel meg.

Kikre vonatkozik a kötelező archiválás?

A kötelező archiválás minden vállalkozást érint, függetlenül annak cégformájától. Ez alól csak egy speciális eset képez kivételt: az egyéni vállalkozók, akik magánszemélyként kötötték a közüzemi szolgáltatói szerződéseiket.

Összefoglalva:

• Gazdasági társaságok (Kft., Bt., stb.): Minden esetben kötelező a közüzemi számlák archiválása.

• Egyéni vállalkozók: Ha vállalkozói minőségükben kötöttek közüzemi szerződést, akkor rájuk is vonatkozik a kötelezettség.

• Egyéni vállalkozók magánszemélyként kötött szerződéssel: Ebben az esetben nincs archiválási kötelezettség.

Fontos tudni!

A közüzemi szolgáltatóktól kapott elektronikus számlák archiválása kizárólag akkor történhet jogszerűen, ha a megőrzés módja védi az elektronikus dokumentumot

• a törlés,
• a megsemmisítés,
• a véletlen megsemmisülés,
• az utólagos módosítás és sérülés,
• valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen.

Miért kell időben felkészülni?

A jogszabály nemcsak előírja a kötelező archiválást, hanem ellenőrizhetővé is teszi azt. Egy esetleges adóhatósági vagy más hatósági ellenőrzés során igazolni kell tudni, hogy a számlák megfelelő módon lettek archiválva. Aki ezt elmulasztja, bírságra vagy egyéb szankciókra számíthat.

Hogyan segít ebben a Billingo?

A közüzemi számlák jogszabály szerinti archiválása technikai és adminisztratív kihívás lehet, de a Billingóban egyszerű megoldást kínálunk rá.

A számlák archiválása funkció a Számlázó Pro előfizetésben, illetve a Billingo Business és a Billingo One csomagokban érhető el. Ezekkel a csomagokkal a közüzemi számláid archiválása automatikusan és megfelelve a hatályos jogszabályoknak történik.

1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet – Az elektronikus dokumentumok megőrzésének szabályairól

273/2007. (X. 19.) Kormányrendelet – A villamosenergia-törvény végrehajtása

19/2009. (I. 30.) Kormányrendelet – A földgáztörvény végrehajtása(A módosítások hatályosulása: 2025. július 1.)