Online számla technikai érvénytelenítése lépésről lépésre

Mit jelent az online számla technikai érvénytelenítése és milyen esetekben kell elvégeznünk? Szükség van ilyenkor a számla sztornózására vagy módosítására? Cikkünkben most megnézzük, hogy mi a teendő, ha a számlaadat-szolgáltatás nem volt megfelelő.

Vállalkozóként már biztosan tudod, hogy az online adatszolgáltatás 2021. január 4-e óta majdnem az összes más cég vagy magánszemély részére kiállított számlája esetében kötelező. Ezt kétféleképpen végezheted, vagy a számlák manuális rögzítésével a NAV Online számla rendszerében, vagy automatikusan számlázó programodon keresztül. A sikeres adatszolgáltatást a Billingóban például egy zöld pipa jelzi, ha ezt látod a számlalista oldalon, akkor hátradőlhetsz, minden a legnagyobb rendben, a bizonylat adatai bekerültek a NAV rendszerébe. Előfordulhatnak azonban olyan hibák, amikor a technikai érvénytelenítés a megoldás.

Mikor van szükség az online számla adatszolgáltatás technikai érvénytelenítésére?

Ez olyan esetekben fordulhat elő, amikor valamilyen technikai ok miatt egy adat nem megfelelően került be a NAV rendszerébe.

Fontos azonban tudni, hogy a technikai érvénytelenítés nem azonos azzal, amikor hibásan állítunk ki egy számlát és azt vagy módosítani vagy sztornózni kell. Ebben az esetben maga a számla helyes, egyszerűen csak az adatszolgáltatás során lépett fel valami hiba, így szükség van az újraküldésre az Online számla rendszerébe akár automatizmus útján, akár kézi felvétellel. Azaz, az adatszolgáltatás kerül érvénytelenítésre, nem maga a számla érvénytelenítése történik.

A technikai érvénytelenítés akkor is elérhető, ha a számla nem a NAV Online Számlázó program által került rögzítésre. A NAV Online Számlázó programból beküldött számla technikai érvénytelenítését viszont csak a NAV Online Számlázóban lehet elvégezni.

Az új számlaadatok rögzítéséhez az érvénytelenítés jóváhagyására van szükség, ezután lehet felvinni a helyes adatokat. A beküldött számlaadatok technikai érvénytelenítésének kérése tehát automatikusan nem jelenti a sikeres technikai érvénytelenítést, mivel az erre vonatkozó kérést a rögzítését követően jóvá is kell hagyni az Online Számla rendszer Nyilatkozatok menüpontjának az Adatszolgáltatás érvénytelenítése alatt.

Hibás státuszú számlát is lehet technikailag érvényteleníteni?

Nem. Csak akkor tudsz egy számlát technikailag érvényteleníteni, ha a NAV felé az adatbeküldés sikeresen megtörtént, és azt a NAV fel is dolgozta. A hibás státuszban lévő számlákat nem szabad technikailag érvényteleníteni, hiszen azokat utána már nem lehetséges beküldeni.

Mi a helyzet a módosító számlákkal?

A módosító számlák esetében, ha a módosításról történt már adatszolgáltatás, akkor nincs szükség technikai érvénytelenítésre.

Ha a technikai érvénytelenítés a módosító számlára vonatkozik, akkor az nem érvényes az eredeti számlára és más módosításokra, kizárólag az adott módosító bizonylatra.

Az online számlaadatszolgáltatás státuszairól korábban itt írtunk >>

Az Online számla technikai érvénytelenítés lépései

A NAV Online számla rendszerében az alábbiak szerint tudod technikailag érvényteleníteni beküldött számlaadataidat:

1. lépés: Látogass el a https://onlineszamla.nav.gov.hu oldalra.
2. lépés: A bejelentkezést követően kattints a Számlák/Kimenő számlák menüpontra.

3. lépés: A szűrőben add meg az érvénytelenítendő számlával kapcsolatos szűrési paramétereket (pl. dátumok, számlaadatok, összegek, tranzakció adatai). Ezt követően a listában jelenik meg a számla. Kattints a Műveleteket jelző három pontra és válaszd az Technikai érvénytelenítést.

4. lépés: Majd add meg az érvénytelenítés kódját, melyet a legördülő menü segítségével tudsz kiválasztani:

• Hibás adat
• Hibás számlaszám
• Hibás számla kelte
• Hibás elektronikus számla hash érték

Valamint az érvénytelenítés okát is írd be.

5. lépés: Az érvénytelenítést minden esetben jóvá kell hagynod. Ehhez válaszd a Nyilatkozatok menüpontot, azon belül pedig az Adatszolgáltatás érvénytelenítését. 

Alul pedig kattints az Érvénytelenítés elfogadása gombra.

Mi a teendő a jóváhagyott technikai érvénytelenítést követően?

Technikai érvénytelenítés után az érintett számlák sorszáma ismét felhasználható.

Új számla kiállítása szükséges az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésére, ami már nem tartalmaz informatikai hibát.

A jóváhagyott, technikailag érvénytelenített számlák a továbbiakban a „Kimenő számlák” lekérdezéseiben nem lesznek megtalálhatók.

Mihez kezdhetünk a jóváhagyásra váró technikai érvénytelenítésekkel?

Amennyiben alapszámlára kértük a technikai érvénytelenítést, akkor annak jóváhagyásáig nem készíthetünk például módosító vagy sztornó számlát, azok hibaüzenettel el lesznek utasítva.

Az adózó számlaszáma ez esetben foglalt marad és a Műveletek menüpont Technikai érvénytelenítés funkciógombja inaktív lesz.

Mi van, ha az érvénytelenítés elutasításra kerül?

Ez esetben az érintett számlából készíthető akár módosító, akár sztornó számla, de kérhetünk újabb érvénytelenítést, ugyanis az elutasítást követően a Technikai érvénytelenítés funkciógomb ismét aktív állapotba kerül.

Hogyan segíthet a Billingo az automatikus online számlaadat szolgáltatásban?

A NAV Online számla jelentési kötelezettség kétségkívül óriási terhet rótt azokra a vállalkozásokra, akik még mindig számlatömböt használnak, hiszen a papír alapú számla rögzítése egy plusz kötelezettségként jelent meg a bizonylat készítésén túl. A kézi számla feltöltése rengeteg extra idővel jár, ráadásul nagyobb a hibázás lehetősége, hiszen egyetlen elfelejtett bizonylat többszázezres bírsággal járhat. A számlaadat rögzítés azonban kiváltható, mégpedig automatizálással, azaz ha billingósként online számlázónkat összekötjük a NAV rendszerével. Ehhez egyszeri regisztrációra van szükség a NAV Online Számla rendszerében.

Ahhoz, hogy a Billingo zavartalanul tudjon kommunikálni a NAV felületével, szükség van egy úgynevezett technikai felhasználó létrehozására. Az így létrejött adatok - technikai felhasználó felhasználóneve, jelszava, valamint az azonosításhoz szükséges XML aláírókulcs és XML cserekulcs - biztosítják a számlázó program és a NAV szervere közötti zavartalan kommunikációt. Egyszerűen csak meg kell őket adnod Billingo fiókodban és már kész is az összekötés. Ezután már nem csak számlát kiállítani, de adatot szolgáltatni és gyors és szuperegyszerű lesz. Csak elkészíted a bizonylatod és a Billingo automatikusan beküldi helyetted.

A Billingo és a NAV Online számla összekötéséről itt írtunk korábban >>
Nincs még Billingo fiókod? Itt regisztrálhatsz egyet! >>