Székhelyváltozás: ezek a teendőid vállalkozóként

Gyakori félreértés, hogy a székhely és a telephely fogalmát szinonimaként használják, pedig két különböző kifejezésről van szó. Először is tehát tisztázzuk, melyik, mit jelent!

Mi az székhely és a telephely?

Székhely

Székhellyel minden vállalkozásnak kötelezően rendelkeznie kell. Ez az a hely, ahol általában az ügyintézés zajlik, ide érkezik be minden hivatalos küldemény, irat, amelyet az előírásoknak megfelelően kell tárolni, iktatni, meghatározott időtartamig őrizni, valamint ha esetleg bármilyen ellenőrzést kapunk, akkor rendelkezésre bocsátani.

Amennyiben a vállalkozás székhelye nem azonos a központi ügyintézés helyszínével, akkor a központi ügyintézés helyét a létesítő okiratban és a cégjegyzékben fel kell tüntetni.

A székhely pontos fogalmát a Cgj.tv (2006. évi V. törvény) 7.§ (1) pontja tartalmazza. A jogszabály szerint a cégnek a székhelyét cégtáblával kell megjelölnie, hogy az közterületen is jól látható legyen. Erre azért érdemes különösen figyelni, mert elmulasztása esetén cégbírósági eljárásra is számíthatunk és törölhetik a cég adószámát. Amennyiben társasházban működik a vállalkozás, akkor a postaládán kell feltüntetni a nevet.

A törvény szerint székhelynek minősül a külföldi vállalkozás magyarországi fióktelepe, a külföldiek közvetlen kereskedelmi képviselete, valamint az európai gazdasági egyesülés telephelye is.

A cég székhelye lehet saját tulajdonú és bérelt. Amennyiben a székhely saját tulajdonban van, akkor a cégbírósági bejelentésen kívül nincs más teendő, ugyanis arról a NAV és más szervek is értesülnek.

De mi a helyzet, ha bérelt az ingatlan? Célszerű figyelni arra, hogy a bérleti szerződésben rögzítésre kerüljön, hogy a tulajdonos engedélyezi az ingatlan székhelyként történő használatát, illetve egy hozzájáruló nyilatkozatot is kell adnia.

Ha nincs saját ingatlanunk, akkor jó megoldás a székhelyszolgáltatás. A vállalkozás ilyenkor megbízási szerződéssel székhelyszolgáltató irodát jelölhet meg székhelyéül. Ebben az esetben a székhelyszolgáltatónak saját irodával kell rendelkeznie és gondoskodnia arról, hogy a megbízó cégtáblája ki legyen helyezve, valamint kötelessége átvenni a cég postai küldeményeit és erről informálni a vállalkozást. Magyarországon számos, a jogszabálynak megfelelő székhelyszolgáltató cég található.

Telephely

A telephely az, ahol a cég által megjelölt fő tevékenységi kör alapján az üzleti, termelő és szolgáltatási tevékenységet gyakorolják. A székhely és telephely lehet egy helyen, de gyakori, hogy egy cégnek több telephelye van.

Míg a székhely a törvényi szabályozás szerint kötelező, addig a telephely csak egy lehetőség. Hasonlóan a fióktelephez, ami nem más, mint a cég székhelyétől eltérő településen található telephely.

Ami még érdekesség, hogy sok cég nem tekint telephelyként azon bérelt raktárhelyiségeire, ahol a hivatalos iratai tárolja, pedig a jogszabályok szerint ez is telephelynek minősülhet.

Cégeljárási szempontjából a külföldi vállalkozás magyarországi fióktelepe minősül székhelynek.

A székhelyváltozás adminisztratív feladatai

Cégek esetén szükséges a jogi képviselő

Mielőtt rátérténk arra, hogy pontosan mik a teendőid, ha változik a székhelyed, vagy megszűnik, van egy fontos kérdés, amit tisztáznunk kell. Míg az egyéni vállalkozók esetében a székhelyváltozást elegendő az önkormányzatnak bejelenteni, addig gazdasági társaságok esetében ez egy bonyolultabb folyamat lehet, hiszen cégeljárás keretében zajlik, melyhez jogi képviselő közreműködése szükséges.

A székhelyváltozással kapcsolatos ügyintézés során ő fogja ellenjegyezni a tulajdonosi számláhatározatot. A jogi képviselő lesz továbbá jogosult a változásbejegyzési kérelem benyújtására az illetékes cégbíróság felé. Ahogy arról már a korábbiakban szót ejtettünk, székhely vagy saját tulajdonú ingatlan lehet, vagy amely használatára a vállalkozás jogosult. Ennek alátámasztására a változásbejegyzési kérelem mellé az első esetben egy friss ingatlan tulajdoni lapot, utóbbinál pedig a tulajnodos(ok) használatra vonatkozó hozzájárulási nyilatkozatát kell csatolni.

Ha részletesebben szeretnél olvasni a cégeljárásról, itt megteheted >>

Mikor nincs és mikor van szükség a székhelyváltozás bejelentésére?

Vállalkozás indításakor az egyablakos rendszernek köszönhetően az adóhatóság azonnal értesül az új székhelyről, ahogy székhelymódosítás esetén is, ezért nincs szükség külön bejelentésére. Kizárólag abban az esetben kell mégis megtenni, ha:

• a székhely nem szerepelt korábban a cégnyilvántartásban
• székhelyszolgáltatói szerződés született
• engedélyhez kötött székhely esetén

Önkormányzat és a partnerek értesítése

Az alábbiakra mind jogi személyek, mind egyéni vállalkozók esetében szükség lesz:

• bejelentés és átjelentkezés a helyi önkormányzathoz
• számlavezető bank(ok) tájékoztatása a változásokról
• számlázó program frissítése az új céges adatokkal (székhely, adószám)

A partnerek időben történő értesítése kulcsfontosságú, hiszen a székhelyváltoztatás bejegyzését követően a vállalkozás már csak új adószámmal és új címmel állíthat ki és fogadhat be bizonylatokat.

A kérelemben miért fontos kitérni a változtatás dátumára?

A cégbírósági változásbejegyzési határidő 30 nap. A székhelyváltoztatás időpontját a kérelemben kell megadnunk. Ezt érdemes úgy megállapítani, hogy teljesen problémamentes legyen az átállás és partnerek tájékoztatása. Időpontja soha nem lehet korábbi, mint a tulajdonosi határozat létrejöttének dátuma. Vannak olyan esetek, amikor nem kerül meghatározásra az időpont vagy az kérdéses, ezekben az esetekben a Ctv. 30. § (4) pontja szerint a tulajdonosi határozat meghozatalának napja lesz.

A korábbi szabályozással ellentétben a NAV-hoz már nem kell bejelenteni a változást, mivel a cégbíróság az egyablakos rendszer keretében automatikusan továbbítja a változást az adóhatóság felé.

Székhelyváltozás bejelentésének elmulasztása

A vállalkozás adataiban történő minden változást - így ha megváltozik a székhelyünk - 15 napon belül be kell jelenteni a Nemzeti Adó- és Vámhivatal felé. A bejelentés elmulasztása esetén - az ART 220. §-a értelmében - tetemes összegű, akár 500.000 forintos mulasztási bírságra számíthatunk.

Más a helyzet az önkormányzatok esetén, fontos itt pontosan ismerni a jogszabályokat, nevezetesen, hogy az adott településen keletkezik-e adófizetési kötelezettség a gazdasági tevékenységünk után és ezzel egyidejűleg van-e bejelentési kötelezettségünk.

És végezetül

Nem árt szem előtt tartani, hogy bár egyre fejlettebbek a hivatali adatbázisok, egyre több rendszer kapcsolódik össze elektronikusan, mégis érdemes ellenőrizni a cégnyilvántartásban, hogy megtörténtek-e a kívánt változtatások, hogy a későbbiekben ne érjenek kellemetlen meglepetések. Semmit sem szabad készpénznek venni, a székhely, telephely változtatásokról, megszüntetéséről célszerű - és törvényi kötelezettségünk is - a megfelelő helyekre a bejelentést megtenni.

A Céginfóban könnyen és gyorsan ellenőrizheted a cégek aktuális információit >>

És ahogy arról már beszéltünk, partnereink értesítéséről se feledkezzünk meg, hogy a székhely adatok pontosan szerepeljenek a számlákon. De saját számlázó programunkban is rögzíteni kell a változásokat, illetve ha az adószám is változott, azt szintén javítani kell.

Nem használsz még online számlázót? Itt regisztrálhatsz a Billingóba >>