5 tipp a sikeres készletkezelő bevezetéshez

Miért van szükség készletkezelő rendszerre?

A készletkezelés a termékértékesítés lelke és alapja, ami nélkül elképzelhetetlen a hatékony ügyfélkiszolgálás, bizonytalan az aktuális készletállomány, ami hosszú távon a bevételek alakulására is erősen rányomja a bélyegét. 

Azért kell a naprakész készletgazdálkodás, mert így

• mindig pontosan tudod követni az aktuális készlet adatokat és -állományt, 
• selejtezés, visszáru esetén is stimmelni fog a raktárkészlet,
• több telephely esetén is pontosan tudod, melyik raktárban milyen és mennyi áru van (pl. különböző raktárról kiszolgáló fizikai boltok és webshopok esetén)
• gyorsabb és gördülékenyebb a leltározás, 
• jelentősen csökken az adminisztráció, 
• akár automatizálható a készletváltozások adminisztrálása, 
• pénztárgép és kézi számlázás esetén is alkalmazható. 

 Oké, eldöntöttük, hogy kell egy készletkezelő rendszer, jöhet a bevezetés! 

Sikeres készletkezelő bevezetés 5 lépésben

1. Válassz tudatosan készletkezelő rendszert 

A készletkezelés az áru beszerzésétől az értékesítésig terjedő folyamat. Az áru beérkezik, tárolni kell, változhat a tárolás helye, a készletek mennyisége és végül a kivételezéssel távozik a vállalkozás raktározott termékei közül. Ez idő alatt folyamatosan és lehetőleg naprakészen kell tudnunk, hogy éppen hol található, mennyi áll belőle rendelkezésre, mi történik vele a raktárban, hogyan változik a mennyisége vagy mikor alakul ki éppen készlethiány. 

A készletkezelő segítségével ez a folyamat egyszerűen és bármikor nyomon követhető, ehhez többféle eszközt is választhatsz. 

Négyzetrácsos füzet

A digitalizáció korában ma már elavultnak tűnhet a füzetben, manuálisan vezetett raktárkészlet-nyilvántartás. Egyetlen előnye, hogy bárhová magaddal viheted, viszont óriási a kockázat, hogy a vezetésével megbízott kolléga elfelejt rögzíteni egy-egy készletmozgást, rosszul, hiányosan tölti ki az adatokat, ráadásul a manuális nyilvántartás miatt rengeteg lesz az adminisztráció. 

Excel táblázat

A füzetnél eggyel jobb megoldás az Excel táblázat a készletváltozások nyomon követésére. Így a készletadatok és mozgások átláthatóbban követhetők nyomon, a készletmennyiségek és -értékek számítása már automatikusan történhet, viszont még mindig óriási a hibaforrás az emberi közreműködés miatt, rosszul, hibásan vagy tévesen rögzített adatok esetén, ha rossz sorba kerülnek az adatok vagy véletlenül törlünk egy-egy sort. 

Készletkezelő rendszer

A készletgazdálkodás leghatékonyabb módja egy online készletkezelő rendszer bevezetése, ahol

• a beszerzéstől az értékesítésig nyomon követhetők a folyamatok,
• számos automatizmussal csökkenthető az adminisztráció,
• a termék-értékesítés-számlázás modulok közötti adattovábbítás miatt nullára csökkenthető a hibázási lehetőség,
• ráadásul az összes mennyiségi- és értékadat számítása teljesen automatikusan, hibamentesen történik. 

A készletkezelő rendszer bevezetése akkor lesz igazán sikeres, ha olyan jól működő folyamatokat dolgozol ki, amelyek elvégzik helyetted a készletkezeléssel járó adminisztrációs feladatokat, a bizonylatolást és a készletváltozások rögzítését is. Ezzel rengeteg munkát és humán erőforrást megspórolsz, miközben garantáltan mindig pontos készlet adatokat ad a rendszered, és biztosan tudod tervezni az értékesítés növelést célzó kampányokat.

Azért jó választás a Billingo Készletkezelő, mert 

• a termék adatbázist manuálisan vagy tömegesen, Excel fájlból pillanatok alatt feltöltheted, 
• szoros együttműködésben, közös rendszerben dolgozik a termékértékesítés, a számlázás és a készletkezelés funkció, 
• minden egyes termékértékesítésről automatikusan vevői rendelés készül, 
• a vevői rendelések alapján automatikusan történhet a készletváltozások rögzítése,
• több raktár készletei is egyetlen rendszerben vezethetők, 
• a raktárak között pillanatok alatt adminisztrálható a készletmozgás. 

2. Rögzítsd pontosan a készletkezelés szabályait

Ha automatizálható rendszerekben gondolkodsz, akkor elkerülhetetlen, hogy szigorúan és minden közreműködőre egyaránt vonatkozóan rögzítsd a készletkezelő használatának szabályait.  

Az első és legfontosabb szabály, hogy készletmozgás csak és kizárólag a készletkezelő rendszeren keresztül történhet, ezzel biztosíthatod, hogy a rendszerben mindig aktuális adatokat látsz, nyugodtan tudsz tervezni vele, nem fordulhat elő készlethiány és akkor is nyugodtan aludhatsz, ha több vagy új munkatárssal dolgozol együtt. 

Tedd egyértelművé, hogy 

• mikor és milyen módon történik a készletváltozások adminisztrálása
• hol és hogyan kell rögzíteni a termék értékesítéseket
• milyen bizonylatokat kell kiállítani az értékesítés során 

A Billingo Készletkezelőben ezt a leghatékonyabban úgy oldhatod meg, ha a beállításokban bekapcsolod az Automatikus kivételezés lehetőséget. Ebben az esetben a termékértékesítés során a számlakiállítással egyidőben létrejön egy ún. vevői rendelés a rendszerben, amelynek adatai alapján a rendszer rögzíti a készletmozgást és aktualizálja a raktárkészletet. A folyamat teljesen automatikus, emberi közreműködést nem igényel, így a hibalehetőség teljesen ki van zárva.  

Ezzel a megoldással biztos lehetsz benne, hogy nem történik nem kívánt értékesítés, látványosan csökkenthetők a rejtélyes készleteltérések és a készletkorrekció miatti anyagi veszteség. 

3. Tartsd szemmel a készletmozgásokat

A készletkezelő rendszer nagy előnye, hogy bármikor, utólag is ellenőrizheted, hogy

• mi történt a raktárban az adott termékkel
• hogyan mozgott a különböző raktárak között
• hogy változott a készletállomány
• mikor és ki vásárolt belőle
• milyen bizonylatokat állított ki a vállalkozás a termékértékesítést követően

Ez nagy előny a problémás helyzetek feloldására, a készlethiány felderítésére vagy akár a vállalkozás működésében rejlő hibák feltárásához, és a folyamataid, rendszereid további fejlesztéséhez. 

4. Amit csak tudsz, automatizálj

A Billingo online számlázóval több módon is automatizálhatod a számlázást, pl. számlaismétlődéssel a rendszeresen előforduló termékértékesítések alapján vagy automatikus API kapcsolattal pl. webshopból vagy más online rendszerből történő eladás esetén. 

Ha a kivételezést is automatikusra állítod a Készletkezelőben, akkor az eladott termékek alapján kiállított számla adatok szerint a készletváltozások rögzítése is automatikusan megtörténik a rendszerben.  

Ez pontosan azt jelenti, hogy a teljes rendelési folyamat automatikusan működhet a számlázástól kezdve, a NAV adatszolgáltatáson keresztül, a készletváltozások adminisztrálásig bezárólag. 

Ezzel a megoldással rengeteg időt és humán erőforrást megspórolsz, miközben nem kell papíralapon adminisztrálnod a történteket, mert a Billingóban utólag is minden adatot és információt elérsz. 

A készletkezelő átmeneti készlethiány esetén is a kezed alá dolgozik, mert a számla alapján létrejött vevői rendelés mellett Teendő figyelmeztetés jelenik meg. A hiányt pedig egyszerűen feloldhatod úgy, hogy egy másik raktáradból egyszerűen átmozgatod a terméket a kiszolgáló raktárba. A háttérben a rendszer az eredeti raktárban is rögzíti a készletfoglalást, a célraktárban pedig aktualizálja a készletváltozást. 

Ez azért jó, mert egyetlen rendelést sem bukhatsz el átmeneti készlethiány miatt, és pillanatok alatt, néhány gombnyomással rendezheted a logisztikai folyamataid hátterét. 

5. Kezdd el optimalizálni a készletállományodat

A készletkezelő rendszer nemcsak a készletek nyilvántartásában, de az értékesítési folyamat optimalizálásában is hatalmas segítség lehet. 

A szűrők segítségével 

• akár időszakra lebontva elemezheted, hogy melyik termékből mennyi fogyott 
• pillanatok alatt kiszűrheted a legnépszerűbb árukat
• növelheted a húzótermékek beszerzését
• pontosabban tervezheted a beragadt raktárkészletekre szervezett kampányaidat 

A Billingo Készletkezelővel egyszerre tarthatod nyilván a készleteid változásait és szervezheted tudatosabban az értékesítési folyamataidat, miközben azonnal érezhetően csökken az adminisztrációd, a készletezéshez szükséges munkaórák és feladatok száma, ami hamarosan a bevételek növekedésében is visszaköszönhet. 

Ezért éri meg igazán, a tudatos és sikeres készletkezelő-rendszer bevezetése.

Próbáld ki a Készletkezelőt, regisztrálj néhány gombnyomással! 

Regisztrálok »