5 tipp a sikeres készletkezelő bevezetéshez

Minden termékértékesítéssel foglalkozó vállalkozás működése során - legyen az fizikai bolt vagy webáruház - eljön a pillanat, amikor nem halogatható tovább a készletkezelő rendszer bevezetése. Az út elején járóknak és a sikertelen bevezetést követően új megoldásokban gondolkodóknak szeretnénk ezúttal támpontokat adni, hogy hogyan is érdemes bevezetni egy készletkezelőt ahhoz, hogy kézzelfogható és határozottan érezhető legyen annak eredménye.

Miért van szükség készletkezelő rendszerre?

A készletkezelés a termékértékesítés lelke és alapja, ami nélkül elképzelhetetlen a hatékony ügyfélkiszolgálás, bizonytalan az aktuális készletállomány, ami hosszú távon a bevételek alakulására is erősen rányomja a bélyegét. 

Azért kell a naprakész készletgazdálkodás, mert így

• mindig pontosan tudod követni az aktuális készlet adatokat és -állományt, 
• selejtezés, visszáru esetén is stimmelni fog a raktárkészlet,
• több telephely esetén is pontosan tudod, melyik raktárban milyen és mennyi áru van (pl. különböző raktárról kiszolgáló fizikai boltok és webshopok esetén)
• gyorsabb és gördülékenyebb a leltározás, 
• jelentősen csökken az adminisztráció, 
• akár automatizálható a készletváltozások adminisztrálása, 
• pénztárgép és kézi számlázás esetén is alkalmazható. 

 Oké, eldöntöttük, hogy kell egy készletkezelő rendszer, jöhet a bevezetés! 

Sikeres készletkezelő bevezetés 5 lépésben

1. Válassz tudatosan készletkezelő rendszert 

A készletkezelés az áru beszerzésétől az értékesítésig terjedő folyamat. Az áru beérkezik, tárolni kell, változhat a tárolás helye, a készletek mennyisége és végül a kivételezéssel távozik a vállalkozás raktározott termékei közül. Ez idő alatt folyamatosan és lehetőleg naprakészen kell tudnunk, hogy éppen hol található, mennyi áll belőle rendelkezésre, mi történik vele a raktárban, hogyan változik a mennyisége vagy mikor alakul ki éppen készlethiány. 

A készletkezelő segítségével ez a folyamat egyszerűen és bármikor nyomon követhető, ehhez többféle eszközt is választhatsz. 

Négyzetrácsos füzet

A digitalizáció korában ma már elavultnak tűnhet a füzetben, manuálisan vezetett raktárkészlet-nyilvántartás. Egyetlen előnye, hogy bárhová magaddal viheted, viszont óriási a kockázat, hogy a vezetésével megbízott kolléga elfelejt rögzíteni egy-egy készletmozgást, rosszul, hiányosan tölti ki az adatokat, ráadásul a manuális nyilvántartás miatt rengeteg lesz az adminisztráció. 

Excel táblázat

A füzetnél eggyel jobb megoldás az Excel táblázat a készletváltozások nyomon követésére. Így a készletadatok és mozgások átláthatóbban követhetők nyomon, a készletmennyiségek és -értékek számítása már automatikusan történhet, viszont még mindig óriási a hibaforrás az emberi közreműködés miatt, rosszul, hibásan vagy tévesen rögzített adatok esetén, ha rossz sorba kerülnek az adatok vagy véletlenül törlünk egy-egy sort. 

Készletkezelő rendszer

A készletgazdálkodás leghatékonyabb módja egy online készletkezelő rendszer bevezetése, ahol

• a beszerzéstől az értékesítésig nyomon követhetők a folyamatok,
• számos automatizmussal csökkenthető az adminisztráció,
• a termék-értékesítés-számlázás modulok közötti adattovábbítás miatt nullára csökkenthető a hibázási lehetőség,
• ráadásul az összes mennyiségi- és értékadat számítása teljesen automatikusan, hibamentesen történik. 

A készletkezelő rendszer bevezetése akkor lesz igazán sikeres, ha olyan jól működő folyamatokat dolgozol ki, amelyek elvégzik helyetted a készletkezeléssel járó adminisztrációs feladatokat, a bizonylatolást és a készletváltozások rögzítését is. Ezzel rengeteg munkát és humán erőforrást megspórolsz, miközben garantáltan mindig pontos készlet adatokat ad a rendszered, és biztosan tudod tervezni az értékesítés növelést célzó kampányokat.

Azért jó választás a Billingo Készletkezelő, mert 

• a termék adatbázist manuálisan vagy tömegesen, Excel fájlból pillanatok alatt feltöltheted, 
• szoros együttműködésben, közös rendszerben dolgozik a termékértékesítés, a számlázás és a készletkezelés funkció, 
• minden egyes termékértékesítésről automatikusan vevői rendelés készül, 
• a vevői rendelések alapján automatikusan történhet a készletváltozások rögzítése,
• több raktár készletei is egyetlen rendszerben vezethetők, 
• a raktárak között pillanatok alatt adminisztrálható a készletmozgás. 

2. Rögzítsd pontosan a készletkezelés szabályait

Ha automatizálható rendszerekben gondolkodsz, akkor elkerülhetetlen, hogy szigorúan és minden közreműködőre egyaránt vonatkozóan rögzítsd a készletkezelő használatának szabályait.  

Az első és legfontosabb szabály, hogy készletmozgás csak és kizárólag a készletkezelő rendszeren keresztül történhet, ezzel biztosíthatod, hogy a rendszerben mindig aktuális adatokat látsz, nyugodtan tudsz tervezni vele, nem fordulhat elő készlethiány és akkor is nyugodtan aludhatsz, ha több vagy új munkatárssal dolgozol együtt. 

Tedd egyértelművé, hogy 

• mikor és milyen módon történik a készletváltozások adminisztrálása
• hol és hogyan kell rögzíteni a termék értékesítéseket
• milyen bizonylatokat kell kiállítani az értékesítés során 

A Billingo Készletkezelőben ezt a leghatékonyabban úgy oldhatod meg, ha a beállításokban bekapcsolod az Automatikus kivételezés lehetőséget. Ebben az esetben a termékértékesítés során a számlakiállítással egyidőben létrejön egy ún. vevői rendelés a rendszerben, amelynek adatai alapján a rendszer rögzíti a készletmozgást és aktualizálja a raktárkészletet. A folyamat teljesen automatikus, emberi közreműködést nem igényel, így a hibalehetőség teljesen ki van zárva.  

Ezzel a megoldással biztos lehetsz benne, hogy nem történik nem kívánt értékesítés, látványosan csökkenthetők a rejtélyes készleteltérések és a készletkorrekció miatti anyagi veszteség. 

3. Tartsd szemmel a készletmozgásokat

A készletkezelő rendszer nagy előnye, hogy bármikor, utólag is ellenőrizheted, hogy

• mi történt a raktárban az adott termékkel
• hogyan mozgott a különböző raktárak között
• hogy változott a készletállomány
• mikor és ki vásárolt belőle
• milyen bizonylatokat állított ki a vállalkozás a termékértékesítést követően

Ez nagy előny a problémás helyzetek feloldására, a készlethiány felderítésére vagy akár a vállalkozás működésében rejlő hibák feltárásához, és a folyamataid, rendszereid további fejlesztéséhez. 

4. Amit csak tudsz, automatizálj

A Billingo online számlázóval több módon is automatizálhatod a számlázást, pl. számlaismétlődéssel a rendszeresen előforduló termékértékesítések alapján vagy automatikus API kapcsolattal pl. webshopból vagy más online rendszerből történő eladás esetén. 

Ha a kivételezést is automatikusra állítod a Készletkezelőben, akkor az eladott termékek alapján kiállított számla adatok szerint a készletváltozások rögzítése is automatikusan megtörténik a rendszerben.  

Ez pontosan azt jelenti, hogy a teljes rendelési folyamat automatikusan működhet a számlázástól kezdve, a NAV adatszolgáltatáson keresztül, a készletváltozások adminisztrálásig bezárólag. 

Ezzel a megoldással rengeteg időt és humán erőforrást megspórolsz, miközben nem kell papíralapon adminisztrálnod a történteket, mert a Billingóban utólag is minden adatot és információt elérsz. 

A készletkezelő átmeneti készlethiány esetén is a kezed alá dolgozik, mert a számla alapján létrejött vevői rendelés mellett Teendő figyelmeztetés jelenik meg. A hiányt pedig egyszerűen feloldhatod úgy, hogy egy másik raktáradból egyszerűen átmozgatod a terméket a kiszolgáló raktárba. A háttérben a rendszer az eredeti raktárban is rögzíti a készletfoglalást, a célraktárban pedig aktualizálja a készletváltozást. 

Ez azért jó, mert egyetlen rendelést sem bukhatsz el átmeneti készlethiány miatt, és pillanatok alatt, néhány gombnyomással rendezheted a logisztikai folyamataid hátterét. 

5. Kezdd el optimalizálni a készletállományodat

A készletkezelő rendszer nemcsak a készletek nyilvántartásában, de az értékesítési folyamat optimalizálásában is hatalmas segítség lehet. 

A szűrők segítségével 

• akár időszakra lebontva elemezheted, hogy melyik termékből mennyi fogyott 
• pillanatok alatt kiszűrheted a legnépszerűbb árukat
• növelheted a húzótermékek beszerzését
• pontosabban tervezheted a beragadt raktárkészletekre szervezett kampányaidat 

A Billingo Készletkezelővel egyszerre tarthatod nyilván a készleteid változásait és szervezheted tudatosabban az értékesítési folyamataidat, miközben azonnal érezhetően csökken az adminisztrációd, a készletezéshez szükséges munkaórák és feladatok száma, ami hamarosan a bevételek növekedésében is visszaköszönhet. 

Ezért éri meg igazán, a tudatos és sikeres készletkezelő-rendszer bevezetése.

Próbáld ki a Készletkezelőt, regisztrálj néhány gombnyomással! 

Regisztrálok »