E-szignó: minden, amit az elektronikus aláírásról tudni érdemes

Mi az az elektronikus aláírás?

Az elektronikus aláírás készítése egy kriptográfiai eljárás, mellyel úgy hozható létre bizonyító erejű, a jogszabályoknak teljes mértékben megfelelő dokumentum, hogy nincs szükség kézi aláírásra, így személyes jelenlétre sem. Azaz otthonod, irodád kényelméből írhatsz alá fontos iratokat anélkül, hogy hivatalokban kellene várakoznod.

Ráadásul az e-szignó nagyobb biztonságot nyújt a papíralapú aláírásnál, mivel az elektronikus aláírás nemcsak az aláíró személyéhez köthető egyértelműen, hanem az aláírt dokumentum teljes tartalmához is. Könnyen követhető ugyanis, ha bármilyen változás történt a dokumentumban, így az nem módosítható, hamisítható, ahogy az aláíró személye sem.

Sokan tévesen azt hiszik, hogy az elektronikus aláírás kézi aláírásunk beszkennelt változata, de valójában egy kódolási műveletet takar. A Nyilvános Kulcsú Infrastruktúra (Public Key Infrastructure, PKI) technológia biztosítja, mely aszimmetrikus kulcsú kriptográfián alapul.

Az elektronikus aláírás tehát nem azonos a digitális aláírással - amely kizárólag a technológiára vonatkozik-, az e-szignó jogi fogalmat is takar.

2016. július 1-jén lépett hatályba az eIDAS rendelet, amely európai uniós szinten egységes jogi keretet teremt az elektronikus dokumentumoknak, aláírásoknak és az erre vonatkozó bizalmi szolgáltatásoknak. Magyarországon pedig a 2015. évi CCXXII. törvény az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól iránymutatásai vonatkoznak az elektronikus aláírásokra.

A magyarországi elektronikus aláírást az Unió minden tagországában elfogadják.

A szolgáltatóknak a jogszabályok szerint az alábbi szolgáltatásokat kell nyújtaniuk:

• elektronikus hitelesítés - ez az elektronikus aláíráshoz szükséges tanúsítványok kibocsátását és fenntartását foglalja magában, mely az ügyfél nevét és ellenőrző adatát tartalmazza
• időbélyegzés - egy időbélyegzés szolgáltató saját aláírásával igazolja, hogy egy dokumentum adott időpontban már létezett
• eszköz - az aláírás-létrehozó eszközök, és a rajtuk lévő aláírás-létrehozó adat (kriptográfiai magánkulcs) generálását és kibocsátását takarja
• elektronikus archiválás - biztosítani kell az elektronikusan aláírt és/vagy időbélyegzővel ellátott dokumentumok hosszú távú, hiteles megőrzését

Mind a négy szolgáltatás esetében a törvény megkülönböztet minősített és nem minősített szolgáltatókat. A minősített szolgáltatókról a Nemzeti Hírközlési Hatóság vezet nyilvántartást és felügyeli tevékenységüket.

Az elektronikus aláírás fajtái

Hol használhatunk elektronikus aláírást?

Az üzleti életben az alábbi területeken lehet szükséged e-aláírásra:

• hiteles elektronikus ügyintézés állami, közigazgatási ügyekben, cégeljárás, cégjegyzés és cégképviselet során
• hiteles szerződéskötés és kommunikáció vállalati beszállítói, vevői partnerekkel
• teljesítési igazolás hitelesítése
• fizetési meghagyások
• elektronikus számlák hitelesítése
• online rendelés e-mailben
• cégen, vállalaton belüli biztonságos kommunikáció
• HR dokumentumok hitelesítése
• elektronikus kereskedelem
• hiteles banki kommunikáció
• elektronikus számlázás

Milyen módon használhatjuk az elektronikus aláírást?

Korábban a titkos kulcsok általában chipkártyán vagy USB tokenen voltak tárolva és PIN-kóddal lehetett használni. A tanúsítványt a hitelesítés-szolgáltató állította ki azonosítást követően és feltünteti benne az adatainkat és a nyilvános kulcsunkat. Ma már lehetőség van minősített elektronikus aláírást mobilapplikációval is igénybe venni.

Mi az az eSzemélyi?

Az eSzemélyi, a személyazonosító igazolványhoz kapcsolódó elektronikus aláírás, ezt a tulajdonosa csak magánszemélyként használhatja a hatóságoknak benyújtott kérelmek során. Sem munkavállalói, sem cégképviseleti minőségben nem használható. Tehát ha például Szabó József egy cégnél vezető beosztásban dolgozik, akkor hivatali ügyekben nem írhat alá, az eSzemélyi e-aláírás funkciójához kibocsátott tanúsítványban ugyanis nem szerepeltethetők cégekre, a cégeknél betöltött pozíciókra vonatkozó információk.

Az eSzemélyi ugyanakkor nagyon hasznos, hiszen lehetővé teszi, hogy ne kelljen személyesen megjelennünk az ügyfélszolgálaton, papírokkal bajlódnunk és papíralapú igazolásokat magunknál tartanunk. Az eSzemélyi személyazonosításra és utazásra is alkalmas amellett, hogy az elektronikus térben azonosítani tudjuk magunkat, így könnyedén intézhetők ügyeink akár számítógépen, akár mobiltelefonon keresztül.

Kinek éri meg az elektronikus aláírás igénylése?

Az elektronikus aláírás nagyon hasznos a cégek számára, hiszen gyakori probléma, hogy a cégvezető távolléte lelassítja a napi folyamatokat, döntéshozatalokat. Aláíró hiányában együttműködések késlekedhetnek, fontos alvállalkozói szerződések nem kerülnek aláírásra, gond lehet a számlák, ajánlatok, teljesítési igazolások, egyéb szerződések szignózásával. Egyre többen ismerik fel ennek előnyét a kis- és középvállalati szektorban és nagyvállalati szinten, hogy mennyivel egyszerűbb, ha a személyes jelenlét helyett számítógépen vagy mobiltelefonon keresztül bárhol, bármikor aláírásra kerülhetnek a dokumentumok.

Az elektronikus aláírás a pénzintézetek számára is remek lehetőség, hiszen az ügyfélkiszolgálás, az adminisztráció és szállítói kapcsolattartás is átterelhető a digitális világba.

Az elektronikus aláírás használatának előnyei

Az e-aláírással leegyszerűsödnek és felgyorsulnak a papíralapú ügyviteli és adminisztrációs folyamatok. Üzleti szerződés aláírásakor például nincs szükség személyes jelenlétre, bárhonnan, bármikor akár mobiltelefonon is intézhető minősített aláírás. Ráadásul nagyon költséghatékony, hiszen a szerződéseket nem kell több példányban kinyomtatni, aláírni és kipostázni a szerződő feleknek, ami egy óriási mérföldkő a papírmentes iroda megvalósításához és egyben környezetbarát megoldás is. Érdemes abba is belegondolni, hogy mennyi időt vesz igénybe, amikor egy többszáz oldalas szerződést kell több félnek aláírnia. Mindez e-aláírással pár perc alatt elintézhető.

A világjárvány óta ráadásul óriási előnye van annak is, ha egy szolgáltatás covid-barát. Az e-szignó maximálisan az, hiszen az aláíráshoz nem szükséges senkivel sem érintkeznünk.

Tipp: ha nincs saját aláírói tanúsítványod

Az AVDH, azaz Azonosításra Visszavezetett Dokumentum Hitelesítés szolgáltatás egy remek lehetőség elektronikus aláírásra természetes személyként, ráadásul ingyenes. Csupán Ügyfélkapuval kell rendelkezned és az azonosítást és hitelesítést követően, akár mobiltelefonodról igényelheted az elektronikus aláírást a szolgáltató saját, titkos kulcsának segítségével.

Az azonosítás és hitelesítése után létrejön az aláírás az adott dokumentumon, amely kiegészítésre kerül a szükséges adatokkal (időbélyeggel, visszavonási adatokkal).

A polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. törvény 325. § (1) bekezdés g) alapján a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. által üzemeltetett AVDH szolgáltató által hitelesített dokumentum teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül.

Összefoglaló

Az előbbiekből jól látható, hogy az elektronikus aláírás jóformán minden üzleti folyamat és ügyintézés során kiválóan használható és rengeteg terhet levesz a vállalkozás válláról. Ráadásul a cégek, vállalatok informatikai szempontból is egyre felkészültebbek arra, hogy a folyamataikat, feladataikat minél inkább digitalizálják és automatizálják, amivel rengeteg időt és költséget takaríthatnak meg. Ilyen például a számlázás is. A Billingóval például néhány gombnyomással készíthetők modern e-számlák, amelyek kiküldése teljesen automatizálható, de a rendszerben lehetőség van akár az árajánlatok, megrendelőlapok, szállítólevelek, teljesítési igazolások kiállítására is.

Ha még nincs Billingo fiókod, itt regisztrálhatsz egyet >>