Billingo.hu A Billingo online számlázó blogja. Gyors és élvezetes elektronikus számlázás.
Blog / Egyéb / E-számla gyorstalpaló ➡️ Az el…
Egyéb - 2020.03.31. - 9 p. olvasás

E-számla gyorstalpaló ➡️ Az elektronikus számla előnyei

Mit jelent az e-számla? Mi a különbség a hagyományos és az elektronikus számla között? Miért jobb e-számlát használni? Hogyan kell kiállítani, tárolni, átadni és milyen szabályok vonatkoznak az elektronikus számlára? Most mindent megtudhatsz!

E-számla (elektronikus számla)

Először is lássuk, mi az az e-számla?

Az általános forgalmi adóról szóló törvény értelmében egy olyan dokumentum, amelyet elektronikus formában állítanak ki és fogadnak be. A jogszabály ezen kívül meghatároz bizonyos követelményeket, amelyeknek meg kell felelnie az e-számlának.

Biztosítani kell a számlák…

  • eredetének hitelességét
  • tartalmának sértetlenségét
  • olvashatóságát

Az elektronikus számla jogszabályi háttere és története

Az e-számláról az ÁFA törvény 175. §-a rendelkezik. A jogszabály meghatároz bizonyos követelményeket, amelyeknek meg kell felelnie az elektronikus bizonylatnak.

Az elektronikus számla fogalma 2004-ben született a Számviteli törvényben. Nem csak Magyarországon, de Európában sincs régen a köztudatban. Eleinte egyáltalán nem örvendett nagy népszerűségnek, mindössze az utóbbi néhány évben kezdett ismertebbé és elterejdtebbé válni az e-számlázás.

Hogyan állíthatsz ki e-számlát?

A válasz egyszerű: arra alkalmas számlázó programmal. De! Attól, hogy számlázó programmal készíted a számlát, az még nem biztos, hogy e-számla lesz.

Elektronikus e-számla

Mi a különbség a hagyományos (papír alapú) és az elektronikus számla között?

A hagyományos számlát a címzettnek kinyomtatott formában kell megkapnia.  Ha a számlát a kiállító nyomtatja ki, akkor a kinyomtatott számlát el is kell juttatnia címzetthez. Ezt megteheted hagyományos, postai úton is, vagy pl. futárral.

A kinyomtatást nem kötelező a kiállítónak elvégezni, ezt megteheti a címzett is. Például, ha elektronikusan megkapja és maga kinyomtatja.

Milyen számlázó programot használj, ha hazai jogszabályoknak megfelelő elektronikus számlát (e-számlát) szeretnél készíteni? Olyat, amely biztosítja az előzőekben említett követelmények teljesítését. Ilyen például a Billingo is.

Elektronikus számla csak elektronikus adatként őrizhető meg. Azt sem neked, sem a címzettnek, sem a könyvelődnek nem kell kinyomtatnia. Ezáltal jelentős nyomtatási és postázási költséget takaríthatsz meg.

Az elektronikus számla kinyomtatását a törvény nem tiltja, de elektronikus formában megőrizve minősül számviteli bizonylatnak.

Érdemes körültekintően számlázó programot választanod, hiszen nem mindegyik tartalmazza az elektronikus számlázás funkciót. Billingo online számlázóval mindez nagyon könnyű és szupergyors! A számla kiállításánál csak be kell jelölnöd, hogy hagyományos, vagy elektronikus számlát hozol létre.

A Billingo biztosítja az elektronikus számlával szemben támasztott követelmények maradéktalan teljesülését.

Milyen adatokat tartalmaz az e-számla?

A hagyományos és az elektronikus számla kötelező tartalmi elemei teljes mértékben megegyeznek. 

Minden esetben kötelező feltüntetni az alábbiakat:

  • a számla sorszáma, amely egyértelműen azonosítja a példányt
  • a számlát kiállítójának neve, címe és adószáma
  • a vevő neve és címe
  • számla kelte
  • vevő - belföldi adóalany - adószáma (2020. július 1-től)
  • az értékesített termék vagy szolgáltatás megnevezése, mennyisége és nettó egységára (vagyis adó nélküli értéke)
  • a számla nettó összértéke
  • az ÁFA százalékban és értékkel is kifejezve

AMI PLUSZ: Az elektronikus számlának meg kell felelnie a bevezetőben említett törvényi követelményeknek. 

Elektronikus e-számla

Az elektronikus számla megőrzése

E-számla csak elektronikus adatként őrizhető meg, nem szükséges kinyomtatnod. Ezáltal jelentős nyomtatási és postázási költséget takaríthatsz meg.
Kinyomtatását a törvény nem tiltja, de elektronikus formában megőrizve minősül számviteli bizonylatnak.

Az elektronikus számla tárolásakor biztosítani kell a folyamatos olvashatóságot, valamint hogy a bizonylatokat nem lehet utólagosan módosítani. Emellett azt is, hogy biztosan védve legyen elvesztéstől, a véletlen megsemmisüléstől. Ez egyben azt is jelenti, hogy nem elegendő egyetlen számítógépen vagy pendrive-on tárolni. Fontos, hogy több helyen is mentésre kerüljön és tárolás módja dokumentálva legyen.

Az e-számlát a vevőnek sem kell kinyomtatnia, elegendő fájl formájában tárolni.

Mik az e-számla előnyei?

Az elektronikus számlák - bár sokan még mindig idegenkednek tőle - rengeteg helyet, energiát és pénzt spórolnak. 

Digitális bizonylatokkal hatékonyabbá és gyorsabbá teheted az adminisztrációt és környezettudatosabb lehetsz. 
Az e-számlák befogadására és tárolására kialakíthatsz saját rendszert.

  • költséghatékonyak, hiszen nem kell kinyomtatnod és postára adnod, egyszerűen elektronikusan úton továbbíthatod őket
  • folyamatosan nyomon követhető az e-számlák státusza
  • nem kell megoldanod a helyigényes tárolást, hiszen fájlként kell megőrizni a kiállított számlákat
  • könnyedén, néhány kattintással kereshetsz a számlák között
  • nem kell szkennelned, a könyvelési anyaggal rohangálnod, bármikor továbbíthatod őket digitális formában a könyvelőnek, hozzáférést adhatsz számára számláidhoz
  • az e-számlát azonnal megkapja a címzett, így szerencsés esetben a kintlévőségek is hamarabb beérkeznek
  • rendkívül kényelmes számlázási megoldás

Mi az az időbélyeg?

Az időbélyeg nem más, mint egy digitális dátumbélyegző. Igazolja a számla létrehozásának pontos időpontját. Ellenőrizhető, hogy a számlát ki, mikor és kinek állította ki.

Az időpont hitelessége miatt az időbélyegeket egy hiteles időbélyeg szolgáltatótól kell megvásárolni és egy algoritmussal a dokumentumhoz rendelni. Ez a formátum a minősített időbélyeg. Az időbélyeg pontos időpontot tartalmaz (év, hó, nap, óra, perc, másodperc stb.).
Ha egy dokumentumon elektronikus aláírás és időbélyeg egyaránt szerepel, akkor bizonyítható, hogy a dokumentumot ki írta alá. Továbbá az is, hogy a dokumentumot az időbélyegben szereplő időpontban írták alá, és azóta nem változhatott meg.

Bővebben a digitális aláírásról

Az elektronikus számlával szemben támasztott egyik követelmény, az eredet hitelessége. Ez annak igazolását jelenti, hogy a számla ténylegesen az azon kibocsátóként feltüntetett személytől származik. 

És itt jön a képbe a digitális aláírás.

Az elektronikus aláírás célja, hogy hitelesen tudja azonosítani a dokumentum aláíróját. Ezt technikailag úgy kell biztosítania, hogy utólag ne lehessen megkérdőjelezni az aláírás tényét és az aláíró személyét.
A digitális aláírás tehát egyedi, olyan, mint egy ujjlenyomat.
A Billingo által kiállított és aláírt e-számlák hitelességéről a NETLOCK bizalmi szolgáltató gondoskodik.
A Billingó biztosítja, hogy ezzel kapcsolatban ne legyen semmilyen teendőd. A digitális aláírás és az időbélyeg automatikusan rákerül az e-számlákra.
Az adatokat pdf-olvasóban ellenőrizheted.
Amennyiben az elektronikus számla aláírás nélkül kerül kiállításra, úgy neked kell gondoskodnod erről, ami plusz adminisztrációval és költségekkel jár. Amennyiben a partnered elküldte az elektronikus számlához tartozó Online Számla HASH kódot, akkor annak érvényességét a NAV Online Számla rendszerében lehet ellenőrizni.

Hogyan kapja meg a vevő az e-számlát?

Erre nincs konkrét jogszabályi előírás. A legegyszerűbb módja a számlázó programból - amennyiben lehetőség van erre -, illetve az e-mailben, pdf-csatolmányként történő kiküldés. Természetesen akár pendrive-on vagy más adathordozón is átadható szükség esetén.

Mit kell tenned, ha elektronikus számlát kapsz?

Mind a hagyományos, mind az e-számla esetében fontos, hogy a számla vevője befogadja a számlát. Azonban a vásárlónak nem kötelező befogadnia az elektronikus számlát.

Mind a magyar jogszabályok, mind az EU-s irányelvek szabadságot adnak e tekintetben.

A 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 175. § (3) b) bekezdése az alábbiak szerint fogalmaz:
(3)229 Az elektronikus számla alkalmazásának feltétele
a) a (2) bekezdés b) pontjában említett esetben, hogy a számlakibocsátásra kötelezett és a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője előzetesen és írásban megállapodjon az EDI alkalmazásáról és használatáról;
b) egyéb esetben a számlabefogadó beleegyezése, kivéve, ha jogszabály ettől eltérően rendelkezik.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy szükséges a számla befogadójának hozzájárulása. Ez történhet szóban, írásban vagy ráutaló magatartással, például az elektronikus számla befogadásával.
Ez fordított esetben is igaz, azaz ha valaki idegenkedik az e-számlától, akkor azt jeleznie kell a számla kiállítója felé, hogy hagyományos, papír alapú számlát szeretne.

Az e-számla kontírozása

Az elektronikus számlákat elektronikus úton kell feldolgozni. Az e-számlákat az Áfa törvény értelmében ugyanúgy kell könyvelni, mint a hagyományos, papír alapú példányokat. Így a tévhitekkel ellentétben könyvelődnek nem kell emiatt extra adminisztrációs terheket a nyakába vennie.
Mivel az e-számlákat elektronikus adatként kell tárolni, sokan azt hiszik, hogy azokat nem szabad kinyomtatni. Ez abszolút nem igaz! Az elektronikus számla könyvelése céljából - amennyiben erre igény van - nyugodtan megteheted, egyedül arra kell figyelni, hogy egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során kizárólag az eredeti, digitális számlát mutasd be. A nyomtatott verzió ugyanis nem számít hiteles számviteli bizonylatnak.

A NAV állásfoglalása szerint az e-számlák nyomtatott példányait tilos kontírozni és a könyvelésbe sem tehetők be. Ilyen esetekben mindig az eredeti e-számlát kell használni, méghozzá digitális formában. Ez viszont abból a szempontból könnyítést jelent, hogy a kontírozási információkat nem kell magán az e-számlán rögzíteni.

Gyakori kérdések


Hogyan lehet befogadni az e-számlákat?

A jogszabályok nem adnak konkrét előírásokat azzal kapcsolatban, hogy az elektronikus számlákat milyen módon kell befogadni. Teljesen rád van bízva, hogy a bizonylatokat milyen módon ellenőrzöd és dolgozod fel. Arra kell csak figyelni, hogy a digitális formában hitelesített e-számlákat elektronikus formában őrizd meg. Csak ebben a formában bírnak ugyanis bizonyító erővel egy ellenőrzés során, így ezeket a bizonylatokat mindenképpen archiválnod kell.

Meddig kell megőrizni az e-számlákat?

Az elektronikus számlákra ugyanazok a szabályok vonatkoznak, mint a papír alapúakra. Az adózás rendjéről szóló törvény alapján 5, míg a számviteli törvény értelmében 8 évig kell megőrizni. Ahogy arról már a korábbiakban beszéltünk különbség mindössze a formátumban van. Míg az e-számlát adatként, a hagyományosat nyomtatott formában kell eltárolni.

A számlák megőrzése minden esetben a vállalkozás felelőssége. Neked azonban billingósként nem kell ezzel bajlódnod, hiszen a Billingónál a tárgyéven túl 10 évig megőrizzük számláidat. 

Nincs még Billingo fiókod?
Regisztrálj ingyen >>

Címkék

Blog cikk értesítő

Blog cikk értesítő

Iratkozz fel, ha szeretnél tudni a számlázással kapcsolatos legfrissebb hírekről és érdekelnek az akciók.

Back to Top
online számlázás Tudástár vállalkozás fejlesztés NAV Törvény KATA hasznos tippek új funkció e-számla adózás webáruház online számlaadat szolgáltatás kata 2020 nav-bekötés könyvelés kéziszámla adatszolgáltatás katás vállalkozás kata adózás marketing bejelentési kötelezettség számlasablon koronavírus biztonság felhő digitális archiválás e-kereskedelem adatszolgáltatási kötelezettség online számlázó nav online számla számlatömb online számla és billingo összekötés tévhitek kata adatszolgáltatás nav online számla regisztráció online adatszolgáltatási kötelezettség ügyfélszolgálat áfa e-számlázás katás számlázás pénztárgép billingo NAV bekötés számlázó program váltás katás vállalkozás bejelentése online számla regisztráció kata szüneteltetése nav adatszolgáltatás startup fintech számla adó katás vállalkozás adatszolgáltatása egyéni vállalkozás kata megszűnése kata megszüntetése kata vállalkozás megszűnése szakértői cikk online számla koronvírus nav online számla összekötés fenntarthatóság Billingo előfizetés Ingyenes Billingo társadalmi felelősségvállalás támogatás Bonácz Zsolt Webshippy webáruház logisztika integráció előlegszámla előlegszámla készítése GDPR kata bejelentés kata keret könyveléstámogatás egyéni vállalkozás indítása API könyvelői fiók egyéni vállalkozás szüneteltetése 2020 könyvelői összekötés koronajárvány nav online adatszolgáltatás Díjbekérő Proforma e-számlák díjak elismerés adatvédelmi tájékoztató adatvédelem egyéni vállalkozás szüneteltetése számlázó program választás PSD2 nyílt bankolás számlainformációs szolgáltatás számlaadatok jogszabályváltozás banki összekötés összekötés