E-számla kisokos ➡️ Az elektronikus számla előnyei

Billingo hírek 2022.03.31. - 11 p. olvasás

Mit jelent az e-számla? Mi a különbség a hagyományos és az elektronikus számla között? Miért jobb e-számlát használni? Hogyan kell kiállítani, tárolni, átadni és milyen szabályok vonatkoznak az elektronikus számlára? Most mindent megtudhatsz!

E-számla (elektronikus számla)

Először is lássuk, mi az az e-számla?

Az általános forgalmi adóról szóló törvény értelmében egy olyan dokumentum, amelyet elektronikus formában állítanak ki és fogadnak be. A jogszabály ezen kívül meghatároz bizonyos követelményeket, amelyeknek meg kell felelnie az e-számlának.

Biztosítani kell a számlák…

  • eredetének hitelességét
  • tartalmának sértetlenségét
  • olvashatóságát

Az elektronikus számla jogszabályi háttere és története

Az e-számláról az ÁFA törvény 175. §-a rendelkezik. A jogszabály meghatároz bizonyos követelményeket, amelyeknek meg kell felelnie az elektronikus bizonylatnak.

Az elektronikus számla fogalma 2004-ben született a Számviteli törvényben. Nem csak Magyarországon, de Európában sincs régen a köztudatban. Eleinte egyáltalán nem örvendett nagy népszerűségnek, mindössze az utóbbi néhány évben kezdett ismertebbé és elterejdtebbé válni az e-számlázás.

Hogyan állíthatsz ki e-számlát?

A válasz egyszerű: arra alkalmas számlázó programmal. De! Attól, hogy számlázó programmal készíted a számlát, az még nem biztos, hogy e-számla lesz.

Váltás előtt mindenképpen ellenőrizd, hogy a szoftverrel van-e lehetőség elektronikus számlák küldésére, vagy csupán nyomtatni tudod vele a kiállított példányokat.

Elektronikus e-számla

Mi a különbség a hagyományos (papír alapú) és az elektronikus számla között?

A hagyományos számlát a címzettnek kinyomtatott formában kell megkapnia.  Ha a számlát a kiállító nyomtatja ki, akkor a kinyomtatott számlát el is kell juttatnia címzetthez. Ezt megteheted hagyományos, postai úton is, vagy pl. futárral.

A kinyomtatást nem kötelező a kiállítónak elvégezni, ezt megteheti a címzett is. Például, ha elektronikusan megkapja és maga kinyomtatja.

Milyen számlázó programot használj, ha hazai jogszabályoknak megfelelő elektronikus számlát (e-számlát) szeretnél készíteni? Olyat, amely biztosítja az előzőekben említett követelmények teljesítését. Ilyen például a Billingo is.

Elektronikus számla csak elektronikus adatként őrizhető meg. Azt sem neked, sem a címzettnek, sem a könyvelődnek nem kell kinyomtatnia. Ezáltal jelentős nyomtatási és postázási költséget takaríthatsz meg.

Az elektronikus számla kinyomtatását a törvény nem tiltja, de elektronikus formában megőrizve minősül számviteli bizonylatnak.

Érdemes körültekintően számlázó programot választanod, hiszen nem mindegyik tartalmazza az elektronikus számlázás funkciót. Billingo online számlázóval mindez nagyon könnyű és szupergyors! A számla kiállításánál csak be kell jelölnöd, hogy hagyományos, vagy elektronikus számlát hozol létre.

A Billingo biztosítja az elektronikus számlával szemben támasztott követelmények maradéktalan teljesülését.

Milyen adatokat tartalmaz az e-számla?

A hagyományos és az elektronikus számla kötelező tartalmi elemei teljes mértékben megegyeznek. 

Minden esetben kötelező feltüntetni az alábbiakat:

  • a számla sorszáma, amely egyértelműen azonosítja a példányt
  • a számlát kiállítójának neve, címe és adószáma
  • a vevő neve és címe
  • számla kelte
  • vevő - belföldi adóalany - adószáma (2020. július 1-től)
  • az értékesített termék vagy szolgáltatás megnevezése, mennyisége és nettó egységára (vagyis adó nélküli értéke)
  • a számla nettó összértéke
  • az ÁFA százalékban és értékkel is kifejezve

AMI PLUSZ: Az elektronikus számlának meg kell felelnie a bevezetőben említett törvényi követelményeknek. 

Elektronikus e-számla

Az elektronikus számla megőrzése

E-számla csak elektronikus adatként őrizhető meg, nem szükséges kinyomtatnod. Ezáltal jelentős nyomtatási és postázási költséget takaríthatsz meg.
Kinyomtatását a törvény nem tiltja, de elektronikus formában megőrizve minősül számviteli bizonylatnak.

Az elektronikus számla tárolásakor biztosítani kell a folyamatos olvashatóságot, valamint hogy a bizonylatokat nem lehet utólagosan módosítani. Emellett azt is, hogy biztosan védve legyen elvesztéstől, a véletlen megsemmisüléstől. Ez egyben azt is jelenti, hogy nem elegendő egyetlen számítógépen vagy pendrive-on tárolni. Fontos, hogy több helyen is mentésre kerüljön és tárolás módja dokumentálva legyen.

Az e-számlát a vevőnek sem kell kinyomtatnia, elegendő fájl formájában tárolni.

Mik az e-számla előnyei?

Az elektronikus számlák - bár sokan még mindig idegenkednek tőle - rengeteg helyet, energiát és pénzt spórolnak. 

Digitális bizonylatokkal hatékonyabbá és gyorsabbá teheted az adminisztrációt és környezettudatosabb lehetsz. 
Az e-számlák befogadására és tárolására kialakíthatsz saját rendszert.

  • költséghatékonyak, hiszen nem kell kinyomtatnod és postára adnod, egyszerűen elektronikusan úton továbbíthatod őket
  • folyamatosan nyomon követhető az e-számlák státusza
  • nem kell megoldanod a helyigényes tárolást, hiszen fájlként kell megőrizni a kiállított számlákat
  • könnyedén, néhány kattintással kereshetsz a számlák között
  • nem kell szkennelned, a könyvelési anyaggal rohangálnod, bármikor továbbíthatod őket digitális formában a könyvelőnek, hozzáférést adhatsz számára számláidhoz
  • az e-számlát azonnal megkapja a címzett, így szerencsés esetben a kintlévőségek is hamarabb beérkeznek
  • rendkívül kényelmes számlázási megoldás

Mi az az időbélyeg?

Az időbélyeg nem más, mint egy digitális dátumbélyegző. Igazolja a számla létrehozásának pontos időpontját. Ellenőrizhető, hogy a számlát ki, mikor és kinek állította ki.

Az időpont hitelessége miatt az időbélyegeket egy hiteles időbélyeg szolgáltatótól kell megvásárolni és egy algoritmussal a dokumentumhoz rendelni. Ez a formátum a minősített időbélyeg. Az időbélyeg pontos időpontot tartalmaz (év, hó, nap, óra, perc, másodperc stb.).
Ha egy dokumentumon elektronikus aláírás és időbélyeg egyaránt szerepel, akkor bizonyítható, hogy a dokumentumot ki írta alá. Továbbá az is, hogy a dokumentumot az időbélyegben szereplő időpontban írták alá, és azóta nem változhatott meg.

Bővebben a digitális aláírásról

Elektronikus számlázás esetén az e-számlával szemben támasztott egyik követelmény, az eredet hitelessége. Ez annak igazolását jelenti, hogy a számla ténylegesen az azon kibocsátóként feltüntetett személytől származik. 

És itt jön a képbe a digitális aláírás.

Az elektronikus aláírás célja, hogy hitelesen tudja azonosítani a dokumentum aláíróját. Ezt technikailag úgy kell biztosítania, hogy utólag ne lehessen megkérdőjelezni az aláírás tényét és az aláíró személyét.
A digitális aláírás tehát egyedi, olyan, mint egy ujjlenyomat.
A Billingo által kiállított és aláírt e-számlák hitelességéről a NETLOCK bizalmi szolgáltató gondoskodik.
A Billingó biztosítja, hogy ezzel kapcsolatban ne legyen semmilyen teendőd. A digitális aláírás és az időbélyeg automatikusan rákerül az e-számlákra.
Az adatokat pdf-olvasóban ellenőrizheted.
Amennyiben az elektronikus számla aláírás nélkül kerül kiállításra, úgy neked kell gondoskodnod erről, ami plusz adminisztrációval és költségekkel jár. Amennyiben a partnered elküldte az elektronikus számlához tartozó Online Számla HASH kódot, akkor annak érvényességét a NAV Online Számla rendszerében lehet ellenőrizni.

Hogyan kapja meg a vevő az e-számlát?

Erre nincs konkrét jogszabályi előírás. A legegyszerűbb módja a számlázó programból - amennyiben lehetőség van erre -, illetve az e-mailben, pdf-csatolmányként történő kiküldés. Természetesen akár pendrive-on vagy más adathordozón is átadható szükség esetén.

Mit kell tenned, ha elektronikus számlát kapsz?

Mind a hagyományos, mind az e-számla esetében fontos, hogy a számla vevője befogadja a számlát. Azonban a vásárlónak nem kötelező befogadnia az elektronikus számlát.

Mind a magyar jogszabályok, mind az EU-s irányelvek szabadságot adnak e tekintetben.

A 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 175. § (3) b) bekezdése az alábbiak szerint fogalmaz:
(3)229 Az elektronikus számla alkalmazásának feltétele
a) a (2) bekezdés b) pontjában említett esetben, hogy a számlakibocsátásra kötelezett és a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője előzetesen és írásban megállapodjon az EDI alkalmazásáról és használatáról;
b) egyéb esetben a számlabefogadó beleegyezése, kivéve, ha jogszabály ettől eltérően rendelkezik.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy szükséges a számla befogadójának hozzájárulása. Ez történhet szóban, írásban vagy ráutaló magatartással, például az elektronikus számla befogadásával.
Ez fordított esetben is igaz, azaz ha valaki idegenkedik az e-számlától, akkor azt jeleznie kell a számla kiállítója felé, hogy hagyományos, papír alapú számlát szeretne.

Az e-számla kontírozása

Az elektronikus számlákat elektronikus úton kell feldolgozni. Az e-számlákat az Áfa törvény értelmében ugyanúgy kell könyvelni, mint a hagyományos, papír alapú példányokat. Így a tévhitekkel ellentétben könyvelődnek nem kell emiatt extra adminisztrációs terheket a nyakába vennie.
Mivel az e-számlákat elektronikus adatként kell tárolni, sokan azt hiszik, hogy azokat nem szabad kinyomtatni. Ez abszolút nem igaz! Az elektronikus számla könyvelése céljából - amennyiben erre igény van - nyugodtan megteheted, egyedül arra kell figyelni, hogy egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során kizárólag az eredeti, digitális számlát mutasd be. A nyomtatott verzió ugyanis nem számít hiteles számviteli bizonylatnak.

A NAV állásfoglalása szerint az e-számlák nyomtatott példányait tilos kontírozni és a könyvelésbe sem tehetők be. Ilyen esetekben mindig az eredeti e-számlát kell használni, méghozzá digitális formában. Ez viszont abból a szempontból könnyítést jelent, hogy a kontírozási információkat nem kell magán az e-számlán rögzíteni.

E-számla létrehozása Billingóban - 5 + 1 egyszerű lépésben

1. lépés: új számla létrehozása - Egy új e-számla létrehozásához lépj be a Bizonylatok/Kimenő számlák, nyugták menüpontba, majd kattints alul az Új bizonylat gombra.


Majd ezt követően válaszd az új bizonylat típusánál az Elektronikus számlát.



2. lépés: partneradatok kitöltése - Az új oldalon rögtön szemben is találod magad a kérdéssel, hogy “Kinek szól a számla”.

Itt kell begépelned a vásárló adatait, vagy kiválaszthatod a Billingo Céginfó adatbázisából.



3. lépés: a számlaadatok kitöltése - Ebben a pontban kell megadnod az e-számla keltére és teljesítésére vonatkozó adatokat.


4. lépés: a termékadatok megadása - A partneradatok után a rendszer arra is rákérdez, hogy “Mit számlázol”. Ezt a szakaszt is letudhatod hosszadalmas gépelés nélkül, ha az adatokat átveszed a Billingóban létrehozott termékadatbázisból.


5. lépés: egyéb lehetőségek beállítása - Mielőtt kiállítanád az e-számlát még lehetőséged van néhány speciális beállítást is meghatározni:

  • megjegyzések és egyedi mezők hozzáadása,
  • címkék létrehozása a jövőbeli kényelmesebb keresés érdekében.


+1. lépés - az e-számla kiállítása

Utolsó lépésként meghatározhatod, hogy Billingódon keresztül ki is küldöd-e a számlát. Ha ezzel megvagy, akkor kattints a jobb alsó sarokban található “Bizonylat létrehozása” gombra.


Gyakori kérdések

Kell különleges engedély az elektronikus számlák küldéséhez?

A vállalkozás működéséhez előírt engedélyeken kívül nem lesz másra szükség, hiszen az elektronikus számlák bevezetését a törvények nem kötik hatósági engedélyhez.

Hogyan lehet befogadni az e-számlákat?

A jogszabályok nem adnak konkrét előírásokat azzal kapcsolatban, hogy az elektronikus számlákat milyen módon kell befogadni. Teljesen rád van bízva, hogy a bizonylatokat milyen módon ellenőrzöd és dolgozod fel. Arra kell csak figyelni, hogy a digitális formában hitelesített e-számlákat elektronikus formában őrizd meg. Csak ebben a formában bírnak ugyanis bizonyító erővel egy ellenőrzés során, így ezeket a bizonylatokat mindenképpen archiválnod kell.

Meddig kell megőrizni az e-számlákat?

Az elektronikus számlákra ugyanazok a szabályok vonatkoznak, mint a papír alapúakra. Az adózás rendjéről szóló törvény alapján 5, míg a számviteli törvény értelmében 8 évig kell megőrizni. Ahogy arról már a korábbiakban beszéltünk különbség mindössze a formátumban van. Míg az e-számlát adatként, a hagyományosat nyomtatott formában kell eltárolni.

A számlák megőrzése minden esetben a vállalkozás felelőssége. Neked azonban billingósként nem kell ezzel bajlódnod, hiszen a Billingónál a tárgyéven túl 10 évig megőrizzük számláidat. 

Tényleg drága az e-számlázás?

Ahány program, annyiféle díjszabás, így nem lehet kijelenteni, hogy az e-számlázás olcsó vagy drága lenne. Ez jórészt rajtad is múlik! Akad számos olyan szolgáltató, ahol például külön modulban tudod csak megvásárolni a funkciót, vagy kizárólag a legdrágább csomagban kapod meg az e-számlázás lehetőségét. Találni viszont sokkal olcsóbb megoldásokat is, a Billingónál például már a Kata csomagban is korlátlanul állíthatsz ki e-számlákat.

Nincs még Billingo fiókod?
Regisztrálj ingyen >>

Hasonló cikkek a kategóriában

10 éves a Billingo online számlázó

10 év alatt közel 100 millió számlát állítottak ki a vállalkozások a Billingóval

Billingo hírek 2024.03.25. - 4 p. olvasás

Már 10 éve részese a magyar vállalkozások életének a Billingo online számlázó, ami most ünnepli megalapításának 10. évfordulóját. A cég elsősorban a mikro-, kis...

JVSZ - Best Technology Investment - Billingo

Companies for the Future díjat kapott a Billingo

Billingo hírek 2024.02.05. - 6 p. olvasás

A Joint Venture Szövetség immár harmadik alkalommal rendezte meg a Companies for the Future Award gálát, ahol idén Besztró Szabolcs, a Billingo Operatív és Stra...

Mesterséges intelligencia kutatás

Erre használják a cégek a mesterséges intelligenciát

Billingo hírek 2024.01.08. - 5 p. olvasás

A magyar vállalkozások többsége szerint az MI időt és energiát spórol a cégeknek. A mesterséges intelligencia üzleti célú használatára már Magyarországon is ...

Billingo AI

Pénzügyi sci-fi kézikönyv a Billingótól

Billingo hírek 2023.11.17. - 2 p. olvasás

Itt a nagy leleplezés: a Billingo háza táján óriási fejlesztések folynak a háttérben, amely nemcsak a számlázást helyezi új alapokra. Vezérigazgatónk, Sárospata...

Átalányadózol? Ez téged is érinthet!

Átalányadózol? Ez téged is érinthet!

Billingo hírek 2023.11.15. - 1 p. olvasás

Gőzerővel dolgozunk azon, hogy az átalányadózók év végi hajrája könnyebb legyen. Az utolsó negyedév sosem egyszerű egy vállalkozónak, de mi igyekeztünk azzá ten...

b2w

Formabontó és előremutató - ilyen volt a B2W Fesztivál

Billingo hírek 2023.11.06. - 6 p. olvasás

Óriási szükség van arra, hogy a vállalkozások előre tervezzenek, gyorsan és hatékonyan tudjanak reagálni a változásokra. A marketing területére különösen igaz e...

Back to Top