Hogy a készleteid rendben legyenek - Fülöp Olga bemutatja a Billingo készletkezelő funkcióját

Lassan itt az év vége, amikor különösen fontos a termékek adminisztrációjának rendbetétele. Le kell adni a készletek leltáríveit, ehhez pedig jó, ha eleve minimális eltérésekkel vezeted a nyilvántartásukat. Ha nem egy spirálos füzetbe írnád a számvetést, a leltárt és a termékeid adatait, akkor az egyik legjobb megoldás számodra minden kétséget kizáróan a Billingo készletkezelő.

A készletkezelő funkcióval mindent naprakészen tarthatsz a bevételezéstől a leltározásig, és egy csomó folyamat automatizáltan működik. Fülöp Olga, a Számpatikus, a Billingo szakértői könyvelője végig viszi neked, hogyan is működik mindez a gyakorlatban. Nézd meg az erről készült videónkat!

A legelső lépés, hogy a rendszerbe felviszed a termékeid. Amint ez megtörténik, használhatod is a készletkezelőt a Raktár- és készletkezelő menüponton keresztül. Ahány ház, annyi szokás, ezért szerencsére több megoldás is kínálkozik a feltöltéshez.

Termékek feltöltése

Attól függően tölthetsz fel többféleképp termékeket, hogy neked melyik módszer a kényelmesebb. Ha 1-2 termékről van szó, akkor a Terméklistában manuálisan is hozzá tudod adni a dolgaid az “Új termék” gomb megnyomásával.

Ekkor egy olyan felületre kerülsz, ahol csak értelemszerűen ki kell töltened a rubrikákat - termék neve, darabszámok, vonalkód, ÁFA-kulcs, stb. Fontos: jelöld be, hogy a feltöltött terméked készletezett, így tudod majd használni a készletkezelőben. Ez akkor kevésbé kényelmes megoldás, ha temérdek terméked van. Szerencsére tömeges feltöltési lehetőség is adott a Billingón, a bal oldali menüből webshopod terméklistáját át tudod importálni a Billingo oldalára.

Billingo könnyítés: a könyvelőd kedvére is tehetsz, mert a főkönyvi számok szintén beállíthatók az oldalon, ami megkönnyíti a munkáját.

Ha pedig már számláztál manuálisan a felületünkön, a kiszámlázott tételeid automatikusan a terméklistába kerülnek.

A Főmenü -> raktár és készletkezelő menüpontban nagyon fontos, hogy állíts be telephelyet és raktárat. Minimum egynek szerepelnie kell itt, de persze ha például bolthálózatod van, többet is bejelölhetsz attól függően, hány helyen tartod a termékeid.

Bevételezés

Ezek után készíts egy bevételezést a felületen - mint amikor megérkezik a terméked a raktáradba, érkezzen meg becsülettel a Billingóra is. :)

A bevételezésnél a partnereid adatait vidd fel. Egy óriási könnyítésbe futhatsz itt: az előfizetésedhez ugyanis céginfó is jár, és amikor kitöltöd a partnered nevét, a rendszer egyből behúzza az adatokat. A folyamat tehát gyakorlatilag egy fél kattintásnyi munkádba kerül.

Beírhatod a termék adatait, a vételárát, a felület pedig kiszámolja a a bruttó/nettó értékét. Ha lemented, megtörtént a bevételezés. Olga a videóban visszáru státuszban mentette el a termékét.

Kivétel

Ha a Billingóval számlázol, eladás/ kiszámlázás során automatikusan lekerülnek készletről az eladott termékeid. Extra munkád ezzel nincs. :) Persze manuálisan is kivehetőek a termékek új kivételezés esetén, a vevő nevét sem kell feltüntetned, ha nem szeretnéd.

Raktárak közötti mozgatás

Akinek webshopja, boltja van, fontos, hogy egyik helyről a másikra tudjon áthelyezni termékeket. Erre jó a raktárak közötti mozgatás lehetősége, amely szintén nagyon hamar, átláthatóan segíti a készletmozgatást.

A Készletek menüpontban láthatod, aktuálisan hány darab van az adott termékből, a számra kattintva pedig részletesebben is látszódnak a termék adatai.

Leltár

A Leltár menüpont talán az egyik leghasznosabb pontja a készletkezelőnek, főleg, ha a könyvelődnek le kell adnod az év végi hivatalos leltárt. Nem jellemző, hogy a folyamat maga a vállalkozók kedvenc tevékenységei közé tartozzon, ha ugyanis készleteltérés van, az némi nyomozást igényel. Az év végi fáradtság és hajrá hullámvasútján pedig lelombozó a készletkorrekció folyamata. Minden könnyítés számít ilyen helyzetben.

Ha a bal oldali legördülő menüben az Új leltárív gombra kattintasz, ki tudod tölteni, melyik raktár leltárát készíted melyik napon. Azt is meghatározhatod, hogy az elszámoló árral vagy az utolsó beszerzési árral történjen a leltár. Mentés után elkezdődik a leltározás folyamata. Hogy mennyit találtál meg az adott termékből, azt manuálisan viheted fel a rendszerbe.

Készletkorrekció

Ha hiány vagy többlet jelentkezik a leltár során, azt pirossal jelzi majd neked a rendszer, a korrekcióra pedig az utolsó pillanatban is lesz lehetőséged. Ha lezárod a leltárat, pár pillanat múlva készen vagy. Az elkészült leltáríveket a Billingo felületéről le tudod tölteni, ki tudod nyomtatni, és küldheted a könyvelődnek.

Hogyan zajlik ez a gyakorlatban? Vizuális típusúaknak megmutatjuk!