Mikor kell számlát adni?

Amikor vállalkozóként szolgáltatást végzel (pl. tanfolyamot szervezel), vagy terméket értékesítesz (pl. könyveladás), erről a tevékenységedről számlát kell kibocsátanod.

Minden esetben számlát kell készítened, ha:

• más vállalkozás, bármely más jogi személy felé értékesítesz
• magánszemély felé értékesítesz, aki kéri a számla kibocsátását
• magánszemély részére értékesített termék, nyújtott szolgáltatás áfával együtt számított ellenértéke eléri vagy meghaladja a 900 000 Ft-ot és a magánszemély azt készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel, pénzhelyettesítő eszközzel vagy többcélú utalvánnyal maradéktalanul megtéríti (akkor is számlázni kell, ha a magánszemély nem kér számlát)
• ha külföldre adsz el terméket vagy nyújtasz szolgáltatást
• amennyiben a vevő előleget fizet, kivéve, ha:

  a, az előleget nem adóalany fizette, az összeg 900.000 Ft alatti és az előleget fizető nem kér számlát                                
  b, az előleget adómentes közösségen belüli termékértékesítés során fizetik

Tudj meg többet az előlegről és az előlegszámla kiállításáról itt >> 

A számlát az ügylet Áfa-törvény szerinti teljesítéséig, de legfeljebb az attól számított észszerű időn belül kell kiállítanod. Ha belföldi vevő részére alanyi adómentesként áfa felszámítása nélkül számlázol, akkor nincs pontosan meghatározott határidő. A számlát akkor kell elkészítened, ha a számlázáshoz szükséges minden információval rendelkezel.

Számla kibocsátóként a te felelősséged a számla átadása vagy eljuttatása a vásárlód részére.

Hogyan töltsd ki a számlát? Mire figyelj?

Azért fontos, hogy precízen, pontosan és a jogszabályoknak megfelelően töltsd ki a számlát, mert a vevőd csak szabályos számla alapján számolhat el költséget. Ha hibás a számlád, nem csak azt kockáztatod, hogy a vásárlód nem fogadja be a bizonylatot és nem fizet, de az adóhatóság is jelentős bírságot szabhat ki.

Milyen adatokat kötelező feltüntetned a számlán?

• a számla kelte
• a számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja
• a számla kiállítójának neve, címe, adószáma
• a vevő neve, címe
• az Áfa tv-ben foglalt esetekben a vevő - belföldi adóalany – adószáma, csoportazonosító száma (2020. július 1-től mindig kötelező az adószámot – ha a vevő áfacsoport tagja, akkor a csoportazonosító számot - feltüntetni)
• teljesítés időpontja, ha eltér a számla keltétől
• értékesített termék/szolgáltatás megnevezése, mennyiségi egysége és mennyisége (ha a számlázott ügyletnél értelmezhető), továbbá nettó egységára (adó nélküli értéke)
• számla nettó összértéke (adó nélküli értéke)
• az ÁFA százalékban és összegszerűen is kifejezve

Mely adatokat nem kell kötelezően kitöltened?

• termékek/szolgáltatások statisztikai besorolási száma (VTSZ/TESZOR)
• fizetési mód
• fizetési határidő

Speciális esetekben miket tüntethetsz még fel a számlán?

•  „pénzforgalmi elszámolás" kifejezés feltüntetése -, ha pénzforgalmi adózási módot választottál
• árengedmény összege – abban az esetben, ha az egységár nem tartalmazza
• "önszámlázás" kifejezés feltüntetése - ha a terméket/szolgáltatást beszerző, vagyis a vevő állítja ki a számlát
• adómentesség jogcímének egyértelmű megjelölése – ha az értékesített termék/szolgáltatás mentes az adó alól
• "fordított adózás" kifejezés feltüntetése - fordított áfás számla esetén, vagyis ha a vevő köteles megfizetni az adót
• új közlekedési eszközre vonatkozó technikai adatok (259. § 25. pont) - EU-n belüli, adó felszámítása nélkül értékesített új közlekedési eszköz esetén
• "különbözet szerinti szabályozás - utazási irodák" kifejezés feltüntetése - utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetén
• „különbözet szerinti szabályozás - használt cikkek" kifejezés feltüntetése - használt ingóság értékesítése esetén
• "különbözet szerinti szabályozás - műalkotások" kifejezés feltüntetése – műalkotás értékesítése esetén
• "különbözet szerinti szabályozás - gyűjteménydarabok és régiségek" kifejezés feltüntetése - gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetén
• pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma – pénzügyi képviselő alkalmazása esetén
• más jogszabály által előírt adatokat (pl. az elszámolási időszakot, ha a teljesítés időpontját az Áfa tv. 58. §-a alapján kell megállapítani)

Mire figyelj oda, ha elektronikus számlát állítasz ki?

E-számla kiállításakor biztosítanod kell a számla:

• eredetének hitelességét (egyértelműen megállapíthatónak kell lennie ki bocsátotta ki)
• adattartalmának sértetlenségét (a kiállítást követően az adatok nem módosultak)
• olvashatóságát (az adattartalom utólag bármikor megismerhető)

Az elektronikus számlával szembeni követelmények teljesíthetők úgy is, hogy a számlát időbélyeggel, digitális aláírással látják el. Az elektronikus számlának ugyanazokat az adatokat kell tartalmaznia, mint egy hagyományos – számlázó programmal vagy kézzel kiállított – papír alapú számlának.

Olvass még többet az e-számlák kiállításáról itt >>

Kézi számlázás vagy számlázó program? Melyik az egyszerűbb?

Ha még csak kezdő vállalkozó vagy és alig néhány számlát állítasz ki, akkor is fontos szempont, hogy:

• Mennyi idő alatt írsz meg egy számlát?
• Mennyire egyszerű a számla kiállítása?
• Mekkora a hibázási lehetőség?

Ha jelenleg kézzel állítod ki számláidat, akkor biztosan tudod már, hogy rengeteg idő, míg kitöltesz minden adatot, ellenőrzöd, átnézed. Ha csak 1-1 számlát írsz, akkor ez még elmegy. Viszont ha fellendül vállalkozásod, akkor vagy időd nagy részét, vagy egy alkalmazottad munkaidejének jelentős hányadát viszi el a kézi számlák írása. Ráadásul akármilyen figyelmes is vagy, mindig ott az elírás lehetősége. Ha nem helyes a számla, sztornóznod kell, új számlát kiállítani – ami újabb vesződség. Emellett az online adatszolgáltatási kötelezettség is óriási terhet ró rád, hiszen kézi számláid adatait egyesével kell felvinned a NAV Online Számla rendszerébe.

Mi a helyzet, ha kézi számla helyett számlázó programot használsz?

Számlázó program esetén…

• nem kell bajlódnod az eladó, a vevő és a termékek adatainak kitöltésével, hiszen termék- és partneradatbázisok segítségével pár kattintással kitöltheted
• vége a postai sorban állásoknak és búcsút inthetsz a postaköltségnek, hiszen elektronikus úton is továbbíthatod számláidat
• nem kell számlatömböt vásárolnod – és tárolnod -, akár teljesen ingyen számlázhatsz
• könnyen és gyorsan sztornózhatod elrontott számláidat
• automatizálhatod az adatszolgáltatási kötelezettséget az adóhatóság felé
• több időd marad a számlázandó ügylettel kapcsolatos előírások áttanulmányozására
• rendszeres vásárlóidnak automatikusan ismétlődő számlákat is beállíthatsz, nem kell minden esetben újból megírnod őket
• a program automatikusan elmenti az elkészített számlákat, így búcsút inthetsz az elveszett számláknak
• nem kell számolgatnod, a program automatikusan tölti ki az összegző sorokat
• könnyen kiállíthatsz elektronikus számlát, melyet nyomtatnod sem kell
• automatizált fizetési értesítőket és felszólításokat állíthatsz be
• nem kell a könyvelési anyag összeállításával időt töltened, hozzáférést adhatsz könyvelődnek a fiókodhoz
• ellenőrizheted az éves kata kereted alakulását
• elfelejtheted a tépett szélű számlákat
• a nyomdai úton előállított, egyforma számlanyomtatvány helyett dizájnos, egyedi számlasablonokat használhatsz
• a számlázás mellett más vállalkozássegítő szolgáltatásokat is igénybe vehetsz (pl. pályázatfigyelés, céginformáció, készletkezelés stb.)

Online adatszolgáltatási kötelezettség - 2021. január 4-e óta szinte minden számlát be kell küldeni a NAV-hoz

Az online adatszolgáltatási kötelezettség 2021. január 4. óta már nemcsak a belföldi adóalanyok részére kiállított számlákat érinti, hanem a magánszemélyek részére készülő bizonylatokat is. Nem számít a számla összege, a vevő adójogi státusza vagy egyéb körülmények. A jó hír azonban az, hogy az online adatszolgáltatást automatizálhatod is! Ehhez mindössze egy olyan számlázó programra van szükséged, mely képes az automatikus adatszolgáltatásra a NAV felé. Ilyen például a Billingo is.

1. Ha még nincs számlázó programod, regisztrálj itt!
2. Regisztrálj a NAV online számla rendszerébe és kösd össze Billingo fiókoddal!  Ehhez itt találsz segítséget! >>
4. Miután kiállítod számláidat, nincs más teendőd! A Billingo automatikusan továbbítja az adatokat a NAV felé.

Automatizált online számlaadat-szolgáltatás a Billingóval

A Billingo folyamatosan figyeli és automatikusan továbbítja az adatszolgáltatásra kötelezett számlák adatait az adóhatóság felé. Ikonokkal jelzi az adatszolgáltatás sikerességét illetve azt is, ha valamilyen probléma merült fel. Ebben az esetben megmutatja a hiba okát.

Mivel a Billingo bármilyen eszközön könnyedén használható, mely internetkapcsolattal rendelkezik, gyakorlatilag pár kattintással kiállíthatod számláidat. És egyben letudhatod adatszolgáltatási kötelezettségedet.

Számláidat azonnal elküldheted vásárlóidnak e-mailben, nem kell a postára rohangálnod.

Nincs még Billingo fiókod?
Itt gyorsan regisztrálhatsz egyet!

Gyakran ismételt kérdések

Mikor nem kell számlát adni?

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 165. paragrafusa határozza meg, hogy mikor mentesülünk a számlakibocsátási kötelezettség alól.

Eszerint termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása a 85. paragrafus (1) bekezdése és 86. paragrafus (1) bekezdése, valamint légi személyszállítás esetén a 105. paragrafus szerint abban az esetben:

• ha a termék nem vállalkozó beszerzője, szolgáltatás igénybevevője a 900 ezer forintot el nem érő ellenérték adót is tartalmazó összegét legkésőbb a teljesítés napján egyidejűleg készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel vagy pénzhelyettesítő eszközzel maradéktalanul megtéríti, és számla kibocsátását a vállalkozótól nem kéri.

Nem kell akkor sem számlát készíteni a termékértékesítésről, szolgáltatásnyújtásról, ha a közérdekű illetve speciális jellegére tekintettel adómentes, feltéve, hogy az ügyletről ún. számviteli bizonylatot bocsátunk ki. 

Fel kell-e tüntetni a példányszámot a számlán?

2010.04.01-től megszűnt a példányszámok feltüntetése a számlákon. 2010.09.27-től  pedig az eredeti- és másolati példányt sem kell megjelölni. 

Érvényes-e a számla aláírás nélkül?

Igen. A számlát sem aláírni, sem lepecsételni nem szükséges.  

Be kell-e jelenteni a számlázó programot?

2021.01.04-től nem kell bejelenteni a NAV felé, ha számlázó programot használsz. A SZAMLAZO elnevezésű nyomtatványt abban az esetben nem kell beadnod, ha 2021.01.04-én vagy később vetted használatba online számlázódat.