Ideje búcsút inteni a kézi számláknak

Billingo frissítés: ez a cikkünk már nagyon régi, és számos területen túlléptünk rendszeres fejlesztéseinknek köszönhetően, a NAV regisztráció helyett pedig már Ügyfélkaput használunk. Mementónak hagyjuk csak itt e szöveget, ha aktuális tartalomra vágysz, érdemes új cikkeink közt böngészned, vagy nézd meg YouTube csatornánk videóit a Billingo felületének működéséről.

Nagyon sok vállalkozás még most is kézzel számláz. Azaz számláit nyomdai úton előállított számlatömbből, vagy nyomdai úton előállított számlanyomtatvány felhasználásával állítja ki. 2020. július 1-jétől módosulnak a számlákra vonatkozó online adatszolgáltatás szabályai. Emiatt a kézi számlázás napjai meg vannak számlálva. 

2020. július 1-jétől más belföldi vállalkozás részére kibocsátott számlákat meg kell küldeni a NAV részére. Még akkor is, ha abban nem számítottak fel áfát. Belföldi vállalkozásnak számít ugyanis minden vállalkozás, amely a NAV által kiadott adószámmal rendelkezik. Ennek értelmében 2020. július 1-jétől nagyon sok olyan katás vállalkozás lesz kötelezett a kiállított számláit beküldeni a NAV-hoz, akiket 2020. június 30-ig ez a kötelezettség még nem terhel. 

Minden érintett vállalkozásnak kötelező a NAV online regisztráció

E körbe tartozó katásoknak (de nem katásoknak is) nem szabad megfeledkezni regisztrációs kötelezettségükről. Az adatszolgáltatáshoz – függetlenül annak formájától – regisztrálni kell az internetes felületen.  A felület itt érhető el: (https://onlineszamla.nav.gov.hu/home).

Az ezzel kapcsolatos legfontosabb tudnivalókról ITT írtunk bővebben.

A regisztráció lépéseiről is készítettünk már egy képes anyagot, ITT található a szervezetek, ITT pedig a magánszemélyek (katások, egyéni vállalkozók) részére összeállított útmutató.

A regisztráció során generált azonosítókat meg kell adni a számlázó programnak.

Ezek a következők:

• a) technikai felhasználó felhasználóneve,
• b) technikai felhasználó jelszava,
• c) xml aláírókulcs,
• d) xml cserekulcs.

Ezek megadása nélkül a számlázó program a számla adatait nem tudja beküldeni a NAV-hoz. Ha a vállalkozó nem gyakorlott ilyen ügyek intézésében, akkor kérje azzal rendelkező segítségét. 

Kézi számlák adatszolgáltatása

Kézi számlák adatait az erre célra szolgáló internetes felületen kell rögzíteni. A felület itt lehet elérni:(https://onlineszamla.nav.gov.hu/home). 

Adatszolgáltatás Billingo számlázó programmal

Ezzel szemben a számlázó program automatikusan küldi be a kiállított számlákat.

Könnyű belátni, hogy ez utóbbi nagyságrendekkel jobb megoldás.  

Az előbbiekben említett regisztráción kívül más nem szükséges a számlák beküldéséhez.

Miért a Billingo online számlázó?

A „Billingo” használatára való áttérés mellett a praktikumon túl számos más érv hozható fel, ezek közül a következők emelhetők ki:

• Sok katás vállalkozásnak nincs gyakorlata az elektronikus ügyintézésben. Emiatt hosszabb időt vehet igénybe a kézi számlák rögzítése az internetes felületen.
• A „Billingo” biztosítja az ismétlődő adatok (pl. a vevő neve, címe és adószáma, a számlázott tevékenység) beolvashatóságát. E funkció használatával a számla elkészítése jóval rövidebb időt vesz igénybe. Ezzel szemben kézi számlánál az ismétlődő adatokat újra és újra le kell írni.
• Számos katás egyéni vállalkozó munkaviszony mellett folytatja tevékenységét. Emiatt vélhetően mindig időszűkében van. Ezért nincs ideje az online adatszolgáltatást is intézni.
• Számos katás vállalkozás nem rendelkezik állandó könyvelővel. Ebből következően saját magának kellene a kézi számlákat rögzíteni az erre a célra szolgáló internetes felületen.
• Egy könyvelő nemigen vállalja be azt, hogy csak az online adatszolgáltatást intézze. Ha erre hajlandó, akkor ezt vélhetően drágán teszi meg.
• Az adatszolgáltatást intéző könyvelővel folyamatosan kapcsolatot kell tartani. Ez folyamatos időbeli leterhelést jelent.
• A könyvelővel való kapcsolattartás sokkal több időt vesz el mint a számlázó programmal való számlázás.

Eleinte egy számla kiállítása a „Billingo”-val hosszabb ideig tarthat, mint a kézi kitöltés. Főleg akkor, ha a számlát kiállítója a számítógép kezelésében nem annyira jártas. Ügyfeleink visszajelzései alapján azonban a „Billingo” használata nagyon rövid idő alatt elsajátítható. Nagyon hamar a vállalkozás már csak a „Billingo” használatának előnyeit élvezi. 

A számlázó programra áttérni kívánó vállalkozásnak javasolt minél korábban áttérni a „Billingo” használatára. Így 2020. június 30-ig kellő gyakorlatra tehet szert.