Billingo.hu A Billingo online számlázó blogja. Gyors és élvezetes elektronikus számlázás.
Blog / Tippek / A számlázás alapszabályai…
Tippek - 2021.04.26. - 17 p. olvasás

A számlázás alapszabályai

Szilágy Anita
Szilágy Anita Mérlegképes könyvelő, adótanácsadó

Szilágyi Anita összegyűjtötte a legfontosabb számlázással, nyugtaadással, pénztágéphasználattal kapcsolatos tudnivalókat.

A számlázás alapszabályai

Vállalkozóként a fő célunk a profit. Ennek első lépése az üzletszerzés, majd következik a számlázás, ha elvégeztük a munkát. Ezért is nagyon fontos, hogy a számlát helyesen állítsuk ki, mert ha rossz a számla, emiatt visszaküldhetik és később jutunk a pénzünkhöz.

Nem várhatunk arra, hogy majd a könyvelő észreveszi a hibás számlázást, mert addig akár hetek is eltelhetnek.

Amennyiben egy munkát elvégeztünk, azaz megtörténik a teljesítés, számla vagy nyugtakiállítási kötelezettségünk keletkezik.

Egyszeri teljesítés vagy határozott idejű elszámolás

Nézzük meg, mi a fő különbség!

Egyszeri teljesítésről akkor beszélhetünk, ha például bemegyünk a boltba, veszünk valamit és kifizetjük. Ilyenkor általában pénztárgépes nyugtát kapunk. Meghatározott tevékenységekre kötelező a pénztárgép használata. Ez alól lehet felmentést szerezni, ha minden nyugta helyett számlát állítunk ki, de erről tájékoztatni kell a vásárlót.

Ez azért nem minden esetben kivitelezhető. Gondoljunk bele, hogy ha egy pékségben minden egyes eladott kifli után számlát kér a vevő, az mennyi idő és mennyi vásárlót veszthetünk, ha elkérjük a vevő nevét és címét. Ilyen esetekben nem célszerű kikerülni a pénztárgép használatot.

Vannak olyan esetek is, ahol nem kötelező a pénztárgép használata, elég a papír nyugtatömb, például ha egy fesztiválon vásárolunk valamit.

Ezek mind egyszeri teljesítések.

Ilyenkor mind a nyugtán, mind a számlán a teljesítés időpontja a valós teljesítés időpontja, és ha ez készpénzes ügylet, akkor a számla kelte, teljesítés időpontja és a fizetési határidő megegyezik.

A nyugtán csak egy dátum van. Nyugtát adni csak készpénzes fizetés esetén lehetséges, a számla azonban készpénzes és átutalásos is lehet. Átutalásos számlát készpénzben is ki lehet egyenlíteni, fordítva azonban nem lehetséges.

Mikor beszélhetünk határozott idejű elszámolásról?

Amennyiben nem rögtön a teljesítés után számolunk el a vevővel, hanem például havonta, akkor ezt határozott idejű elszámolásnak hívjuk. Az elszámolás időpontja jellemzően egy szerződésben van rögzítve, például havonta.

Ilyen például a telefonszámla, a villanyszámla vagy a gázszámla. Ezeket utólag, egy megadott elszámolási időszakra kapjuk.

Határozott idejű elszámolás esetén, ha az időszakot utólag számlázzuk le, akkor a teljesítés dátuma megegyezik a fizetési határidővel.

Nézzük egy példát utólag számlázott időszakra

Az április 1-től április 30-ig tartó időszakot leszámlázzuk május 1-jén, azaz a számla kelte: 2021. május 1.

Ha a szerződésben 8 napos fizetési határidő van rögzítve, akkor a fizetési határidő: május 9.

Mivel határozott idejű elszámolásról van szó, és utólag számlázunk, így a teljesítés dátuma megegyezik a fizetési határidővel, azaz a teljesítés dátuma: május 9.

Abban az esetben, ha az időszakot előre számlázzuk le, például a bérleti díjat előre szokták kérni, akkor a teljesítés dátuma megegyezik a számla keltével.

Példa az előre számlázott időszakra

Ingatlan bérbeadás számlázása május hónapra

Számla kelte: május 1.

Fizetési határidő: május 9.

Teljesítés dátuma: május 1.

Meghatározott esetekben nem elég a nyugta, hanem számlát kell kiállítani.

Mi a számla?

A számla minden olyan okirat, amely megfelel a törvényben meghatározott feltételeknek.

Alapvetően az áfatörvény szabályozza, de vannak további rendeletek is, melyek további kötelezettségeket írnak elő a számlázással kapcsolatosan (például online számla jelentési kötelezettség).

A számlakiállítást a teljesítés határozza meg, és nem az, hogy kifizették-e a számlát vagy sem.

Miért fontos, hogy a teljesítés dátuma jó legyen a számlán?

Azért fontos, mert – alapesetben – ez alapján kerül a számla az áfabevallásba és a könyvelésbe.

Abban az esetben is számlakiállítási kötelezettségünk keletkezik, ha ugyan még nem teljesítettünk, de már fizettek nekünk - például előleg esetén.

Alapesetben a teljesítéstől számított 8 napon belül kell kiállítani a számlát.

Amennyiben készpénzben történik a kiegyenlítés, akkor viszont azonnal. Mindannyian ismerjük azokat a történeteket, amikor az adóellenőrök próbavásárlást tartanak, és ha nem kapják a kezükbe a számlát vagy a nyugtát, akkor bizony komoly bírságra vagy üzletbezárásra lehet számítani.

Előfordulhatnak bonyolultabb esetek annál, mint hogy elvégeztük a munkát, kiállítjuk a számlát és várjuk a pénzt.

Ha például hosszabb ideig tart egy adott munka elvégzése, akkor érdemes részekre bontani, előleget kérni vagy a részteljesítéseket leszámlázni. Ezeket a feltételeket mindenféleképpen szerződésben kell rögzíteni.

A szerződés tartalmazza a munka pontos leírását, mi számít teljesítésnek, ki fogadja el a teljesítést, a teljesítéstől számítva hány napon belül kell kiállítani a számlát, mennyi a fizetési határidő, mikortól kell számolni a fizetési határidőt - pl. a teljesítéstől számítva, a számla kiállításától számítva vagy a számla kézhezvételétől számítva.

Díjbekérő – előleg – részszámla – végszámla

Ha egy nagyobb összegű munkát elvállalunk, akkor kérjünk előleget. Ezt díjbekérőn szoktuk kérni. Ez nem egy számla, nincs is meghatározott formája, csupán egy kérés, hogy fizessen a vevő.

Amennyiben a díjbekérőn szereplő összeget megkapjuk előlegként, számlakiállítási kötelezettségünk keletkezik. Itt még nem történt teljesítés, viszont kaptunk pénzt, ezért muszáj kiállítani róla bizonylatot. Ha ez készpénzben történik, akkor azonnal, ha utalással, akkor a teljesítéstől, azaz a fizetéstől számított 8 napon belül.

Olyan kategória, hogy „előlegszámla” nincs, bár a köznyelvben így terjedt el. Ez is egy számla, amire rá van írva pluszban, hogy ez egy előleg.

Amikor a teljes munkát elvégeztük, kiállítjuk a végszámlát a teljes összegről, majd külön tételként mínusz összeggel szerepeltetjük a korábban megfizetett előleget és a végösszeg már csak a fizetendő összeget fogja tartalmazni.

A végszámlára is ugyanazok a szabályok vonatkoznak, azaz a teljesítéstől számított 8 napon belül ki kell állítani.

Abban az esetben, ha nem előleget kérünk, hanem egy adott készültségi foknál részszámlát állítunk ki, akkor az adott részteljesítés számít teljesítésnek, és innentől számított 8 napon belül kell kiállítani a számlát. Itt nincs díjbekérő, se előleg (általában), megtörtént a teljesítés egy része és leszámlázzuk. Ezt mindenféleképpen javasolt alkalmazni, ha az adott munka elvégzése hosszabb időt vesz igénybe. Ha több részteljesítés szerepel a szerződésben, akkor több részszámlát kell kiállítanunk.

Amennyiben elvégeztük a munkát, kiállítjuk a végszámlát, és külön levonandó tételenként felsoroljuk a részszámlákat, így a végszámla a még fizetendő összeget fogja tartalmazni.

Tehát nagyon figyelni kell arra, hogy ha megtörtént a teljesítés, akkor számlát kell kiállítani róla. Az nem jó megoldás, hogy díjbekérőt állítunk ki számla helyett, mert mi van, ha nem fizet a vevő. Sajnos sokan alkalmazzák ezt a megoldást, de pont erre ugrik a NAV, és számla vagy nyugtakiállítás miatt komoly büntetésekre lehet számítani. Ha katás vagy, akkor még a katából is kitehetnek emiatt.

Mi a különbség az előlegszámla és a részszámla között?

Az előlegszámla mögött nincs igazi teljesítés, csak megkaptuk a pénzt egy jövőbeni teljesítésre, míg a részszámla mögött van részteljesítés, azaz már elvégeztél valamilyen szolgáltatást.

Mi a különbség az előleg vagy az előre utalás között?

Előfordulhat olyan eset is, amikor ugyan nem kérünk előleget, mégis fizetnek nekünk, ezt előre utalásnak hívjuk. Ebben az esetben a teljesítés dátuma nem a pénz beérkezésének a napja lesz – hiszen nem kértünk előleget – hanem az a nap, amikor valóban megtörténik a teljesítés.

Áfabevallás-tervezet

Várhatóan 2021. július 1-től elérhető lesz a NAV által készített áfabevallás-tervezet vagy e-ÁFA.

Ez hasonló lesz az szjabevallás-tervezethez, azaz nem egy kész áfabevallás, ezt ellenőrizni, adott esetben javítani kell, ha nem jók benne az adatok. Ezért is nagyon fontos, hogy a számlákon jól szerepeljen a teljesítés dátuma. Amennyiben a bevallás-tervezetet nem módosítod, a tervezet bevallásá válik, és ha mégis hibás, akkor a következményeit az adózó viseli.

Új áfakódok

Ahhoz, hogy megfelelő bevallás-tervezetet tudjon készíteni a NAV az online beküldött számlákról, minden egyes számlán szerepeltetni kell az áfakódokat, hogy milyen mértékű áfa került felszámításra, vagy ha nem áfás az adott ügylet, akkor ez milyen okból történik. 

Amiből választani lehet:

  • TAM – tárgyi adómentes
  • AAM – alanyi adómentes
  • EUT – EU-n belüli termékértékesítés
  • EUKT – EU-n kívüli termékértékesítés
  • F.AFA – fordított áfa
  • K.AFA – különbözeti áfa
  • TAHK – áfa tárgyi hatályán kívül
  • TEHK - áfa területi hatályán kívül

Változások 2021. július 1-től

Az áfatörvény több lépésben vezet be módosításokat, többek között a MOSS rendszer átalakulása miatt: már nemcsak szolgáltatásokra, hanem távolsági értékesítésekre is vonatkozni fog az egyablakos rendszer.

Abban az esetben, ha az adóalany a Közösségen belüli távértékesítés utáni adófizetési és adóbevallási kötelezettségének az egyablakos rendszer alkalmazásával tesz eleget, az egyablakos rendszer alkalmazásához előírt nyilvántartási kötelezettségre tekintettel számla kibocsátása nem kötelező. Azonban ha a vevő számlát kér, az értékesítő köteles lesz számlát kibocsátani.

Mikor nem kötelező számlát kiállítani?

Több pontot is felsorol a törvény, de például abban az esetben, ha olyan tevékenységet végez, ami mentes az adó alól, feltéve, hogy számviteli bizonylatot állít ki helyette.

A törvény tételesen felsorolja azokat a tárgyi mentes ügyleteket, amire nem lehet számviteli bizonylatot kiállítani, hanem számla szükséges.

  • közérdekű jellegére tekintettel adómentes egyéb oktatás,
  • fogorvos, fogtechnikus közérdekű jellegére tekintettel adómentes ügylete,
  • közérdekű jellegére tekintettel adómentes olyan egészségügyi tevékenység, amit nem közszolgáltató végez,
  • együttműködő közösség közérdekű jellegére tekintettel adómentes szolgáltatása,
  • speciális jellegére tekintettel adómentes ingatlanértékesítés.

A számla kötelező adattartalma

  • kelte
  • sorszáma
  • kiállító adószáma
  • vevő adószáma
  • vevő neve és címe
  • termék megnevezése, vtsz
  • szolgáltatás megnevezése
  • a teljesítés dátuma, ha az eltér a számla keltétől
  • mennyisége
  • egységára
  • az adó alapja
  • az adó mértéke
  • az adó összege
  • adómentesség esetén a megfelelő hivatkozás (alanyi mentes, tárgyi mentes, fordított adózás, stb.)

A számlán az áthárított adót akkor is fel kell tüntetni forintban, ha az ellenérték külföldi pénznemben kifejezett. Azaz ha euróban állítod ki a számlát és áfás vagy, akkor az áfa összegének forintban is rajta kell lennie.

Az Áfa törvény az adóalany választására bízza azt, hogy a számlájában a termék vámtarifaszámát, illetve a szolgáltatás TESZOR-számát szerepelteti-e, ezért nem hibás vagy hiányos a számla, ha azon vámtarifaszám vagy TESZOR-szám nem szerepel.

Fizetési határidő és a fizetési mód

Látjuk, hogy a felsorolásban nem szerepel kötelező adatként a fizetési határidő és a fizetés módja. Persze ezek azért rajta vannak a számlán. Viszont így, hogy nem kötelező adat, sok vállalkozás számlájában „fura” adatok jönnek át az online számla jelentésbe, például a fizetési határidő 1971, a fizetés módja egyéb. Ezekre figyelni kell akár könyveléskor, akár ha cash-flow-t készítünk az online számla adataiból.

Mi a számlával egy tekintet alá eső okirat?

A számlával egy tekintet alá esik minden olyan okirat, amely kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva annak adattartalmát módosítja és megfelel az Áfa törvényben meghatározott feltételeknek. Akkor használjuk, ha egy számlát hibásan állítottunk ki és javítani szeretnénk (de továbbra is használható a sztornó és a helyesbítő/módosító számla is).

Számlával egy tekintet alá eső okirat minimális adattartalma

  • az okirat kibocsátásának kelte;
  • az okirat sorszáma, amely az okiratot kétséget kizáróan azonosítja;
  • hivatkozás arra a számlára, amelynek adattartalmát az okirat módosítja;
  • a számla adatának megnevezése, amelyet a módosítás érint, valamint a módosítás természete, illetőleg annak számszerű hatása, ha ilyen van.

Milyen típusú számlák vannak?

A számla és a nyugta a kiállítás módja szerint lehet papír alapú vagy elektronikus.

Elektronikus számlának minősül minden olyan, az Áfa törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Így például elektronikus számla a kizárólag e-mailben megküldött számla, függetlenül attól, hogy a bizonylat adatai közvetlenül a számlázó programból kerülnek az elektronikus üzenetbe vagy papír alapú számla szkennelt változataként. A számlákra vonatkozó általános szabályok az elektronikus számlákra is alkalmazandók. (Forrás: NAV információs füzetek)

Erről a „szabályról” komoly viták vannak szakmai körökben.

Elektronikus számlára vonatkozó szabályok

Hitelességére és adattartalmának sértetlenségére vonatkozó követelményeknek történő megfelelése úgy is biztosítható, ha az elektronikus számlát minősített elektronikus aláírással látják el; vagy az elektronikus adatcsererendszerben (a továbbiakban: EDI) elektronikus adatként hozzák létre és továbbítják.

Az elektronikus számla alkalmazásának feltétele

  • a számlakibocsátásra kötelezett és a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője előzetesen és írásban megállapodjon az EDI alkalmazásáról és használatáról;
  • egyéb esetben a számlabefogadó beleegyezése, kivéve, ha jogszabály ettől eltérően rendelkezik.

A beleegyezés NEM csak formális lehet, vagyis megvalósulhat például a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével, hallgatólagos beleegyezéssel is.

Külön jogszabály az elektronikus számlára egyéb rendelkezéseket is megállapíthat.

További hasznos információk, amire a számlázáskor még figyelni kell

Vannak egyéb törvények, amelyek kiterjesztik a számla kötelező adattartalmát, például az egyéni vállalkozókról szóló törvény. Az egyéni vállalkozó gazdasági tevékenysége során az „egyéni vállalkozó” megjelölést (vagy annak e.v. rövidítését) és nyilvántartási számát neve mellett minden esetben köteles feltüntetni.

Ilyen még a Kata törvény. A kisadózó vállalkozás a termékértékesítésről, szolgáltatásnyújtásról köteles az Áfa tv. szabályai szerinti nyugta vagy számla kiállítására azzal, hogy a kiállított számlán feltünteti azt, hogy „Kisadózó”. Nyugtán nem kell megjeleníteni, csak a számlán.

Már nem kell példányszámot feltüntetni a számlán. Aláírás és pecsét nélkül is érvényes.

A fizetés módja szerint megkülönböztetünk készpénzfizetéses és átutalásos számlát:

  • Készpénzfizetéses számla esetén a számla kifizetése csak készpénzben történhet és mindhárom dátumnak meg kell egyeznie.
  • Átutalásos számla kifizetése alapesetben banki átutalással történik, de kifizethető készpénzzel is.

Készpénzes számla összege

Számla készpénzzel történő kiegyenlítése esetén figyeljünk arra a törvényi előírásra, hogy 2013-tól az egy szerződés alapján történő havi bruttó, azaz áfát is tartalmazó, 1.500.000 forintot meghaladó készpénzes kifizetés esetén az 1.500.000 forint feletti rész után 20% mulasztási bírságot kell fizetni. Ez a kötelezettség csak akkor áll fent, ha az eladó és a vevő (a számla kiállítója, illetve befogadója) is bankszámla nyitására kötelezett. A mulasztási bírság mindkettőjüket terheli.

Kézi számlatömb

Továbbra is lehet kézi számlatömböt használni, de jelenteni kell online a számla adattartalmát.

A nyomdai úton előállított nyomtatvány használatával kibocsátott számla esetén:

  • ha a számlában áthárított adó összege eléri vagy meghaladja 500 000 forintot, akkor az adatszolgáltatáshoz a számla kibocsátását követő naptári napon belül,
  • ha a számlában nincs áthárított adó vagy a számlában áthárított adó kevesebb, mint 500 000 forint, akkor a számla kibocsátását követő négy naptári napon belül

kell az adatokat az Online Számla rendszerben rögzíteni.

Nyugta adatait kell online jelenteni?

A nyugtákról továbbra sem kell online adatszolgáltatást benyújtani és továbbra is lehet papír nyugtákat használni.

Magánszemély adóazonosító jele a számlán

Ha magánszemélyként vásárolunk, akkor kifejezetten TILOS elkérni az eladónak az adóazonosító jelünket és ezt a számlán szerepeltetnie..

Az Áfa tv. rendelkezései alapján a vevő neve és címe mindig kötelező adata a számlának akkor is, ha a vevő magánszemély, viszont ebben az esetben az adatszolgáltatásban nem szerepeltethető a vevő neve és címe.

Számlázó programok

Mindenféleképpen javasolt a számlázó programok használata. Rengeteg időt és energiát spórolhat meg az a vállalkozás, amely programmal intézi számlázását.

Hogy hogyan találd meg a legjobb számlázó programot és mikre érdemes odafigyelned, arról korábban itt írtunk >>

Szerződés és ellenőrzés

Mint az elején említettem, a számlázás egy nagyon fontos dolog a vállalkozás életében, hiszen így kapjuk meg a bevételeinket.

Ellenőrizzük le a jövőbeni üzleti partnereinket, erre vannak ingyenes és nyilvános adatbázisok.

Kössünk írásban minden részletre kiterjedő szerződést.

Figyeljünk a számla helyes kiállítására, és ha lejárt a fizetési határidő, ne késlekedjünk a behajtásával, hiszen az a pénz jár nekünk, lépjünk azonnal, akár jogi úton is, ehhez viszont szükséges a jó szerződés és minden olyan dokumentum, ami azt bizonyítja, hogy a munkát elvégeztük, ezt visszaigazolták, a számlát megkapták.

Szilágyi Anita
Vállalkozás Okosan

Blog cikk értesítő

Blog cikk értesítő

Iratkozz fel, ha szeretnél tudni a számlázással kapcsolatos legfrissebb hírekről és érdekelnek az akciók.

Back to Top