Mi az a készpénzfizetési számla?

A készpénzfizetési számla egy egyszerűsített adattartalmú számla, melyet legtöbben kézi számlatömbként ismernek.

Mikor kell készpénzfizetési számlát kiállítani?

A válasz nagyon egyszerű: akkor, ha a vevő az ellenértéket a vásárlással egyidejűleg bármilyen módon maradéktalanul megfizeti. A számla kiállításával gyakorlatilag igazoljuk, hogy a vevő a termék vagy szolgáltatás árát azonnal teljes egészében kiegyenlítette.

Kezdő számlázóként joggal merülhet fel azonban a kérdés, hogy mindegy, milyen számlatömböt vásárolok? Mindegyikkel állíthatok ki készpénzes számlát? Használhatok egyszerre többféle számlatömböt?

Amennyiben vevőid az előzőleg említett módon és átutalással is szoktak fizetni, érdemes egy ‘normál’ és egy készpénzfizetési tömböt is beszerezned.

A készpénzfizetési számla kitöltése egyszerűbb, ugyanis kevesebb adatot kell megadni, mint egy normál számla esetében.

Mire figyelj kézi számlatömb vásárlásakor?

Egyáltalán hol szerezd be? Hipermarketben, papír-írószer boltban? Az előre formázott és sorszámozott bizonylattömböt nyomtatványboltban veheted meg. Fontos, hogy vidd magaddal a vállalkozásod adatait. Mivel a számlatömb szigorú számadású nyomtatvány, a vásárlásnak is szabályai vannak. 

Ha aláírásra jogosult személyként vásárolsz számlatömböt, akkor szükséged lesz:

• személyes irataidra, adókártyádra
• igazolásra, hogy képviseleti joggal rendelkezel

Amennyiben a vállalkozás képviseletére nem jogosult személy vásárol számlatömböt, akkor általában az alábbiakat kérhetik:

• a vállalkozás létezését igazoló dokumentumokat
• cégszerűen aláírt, két tanúval ellátott meghatalmazást
• a meghatalmazó aláírási címpéldányát vagy aláírásmintáját
• a meghatalmazott személyi okiratait, adókártyáját

Jogszabály konkrétan nem határozza meg, hogy a számlatömb vásárlásnál milyen dokumentumokat kell bemutatni. A 24/2013. (VI.30.) NGM rendelet csupán azt írja elő, hogy számlatömböt kizárólag létező vállalkozás részére lehet értékesíteni, ezt vállalkozóként a vásárlást megelőzően köteles vagy igazolni.

Mielőtt megvennéd, érdemes érdeklődni a nyomtatványboltban, hogy milyen dokumentumokra van szükség.

Ügyelj arra, hogy ne veszítsd el a számlatömbödet!

Amennyiben nem tudod bemutatni a beszerzett számlatömbödet, akkor akár milliós bírságot is kaphatsz. A kiszabható büntetés maximimális összege az elveszett számlák és a bírságtétel szorzata. Utóbbi magánszemély esetében 200 000 Ft, nem magánszemély tekintetében 500 000 Ft.

Tegyük fel, hogy egy egyéni vállalkozó elveszít egy 50 db-os számlatömböt. Ekkor a kiszabható mulasztási bírság maximális összege 10 000 000 Ft.

Szankcióra akkor is számíthatsz, ha a számlatömbből nem állítottál ki számlát.

Hogyan kell helyesen kitölteni a készpénzfizetési számlát?

A készpénzfizetési számla helyes kitöltése mind a vevőnek, mind az eladónak nagyon fontos. A vásárló ugyanis kizárólag akkor tudja elszámolni a költségeket, ha a bizonylat minden kötelező tartalmi elemet tartalmaz.

Amennyiben a számla helytelenül van kiállítva, a vásárlónak joga van ahhoz, hogy ne fogadja be a számlát és megtagadja annak kifizetését.

A készpénzfizetési számla kötelező tartalmi elemei

A kézi számlatömb minden esetben előre sorszámozott, míg a számlázó programok legenerálják a sorszámot.

Most pedig nézzük meg részletesen, hogy milyen adatokat kell feltüntetned a készpénzfizetési számlán:

• számlakibocsátó (eladó) neve, címe és az adószáma
• vevő neve, címe, szükséges esetben adószáma 
• számla kibocsátás kelte
• termék, szolgáltatás megnevezése
• termék/szolgáltatás mennyiségi egysége, mennyisége, áfával növelt egységára
• termék/szolgáltatás adóval együtt számított ellenértéke összesen
• adó %-os mértéke

Számlakibocsátó/eladó neve

Értelemszerűen annak a vállalkozásnak az adatait írod rá, aki a terméket eladta vagy a szolgáltatást nyújtotta.

Ha egyéni vállalkozóként állítasz ki számlát, akkor azon az alábbiaknak kell szerepelniük:

• neved
• az „egyéni vállalkozó”megjelölés, vagy az „e.v.” rövidítés
• székhelyed, illetve valamely telephelyed címe
• egyéni vállalkozóként kapott nyilvántartási számod (kivéve, ha az Szja tv. szerint egyéni vállalkozó vagy, de az egyéni vállalkozók nyilvántartásában nem szerepelsz, pl. egyéni ügyvédként)
• adószámod
• Új katás egyéni vállalkozónak nem kell a számláján feltüntetni a "kisadózó" kifejezést, de ezt megteheti.

Mi a helyzet az adószámos magányszeméllyel?

Adószámos magánszemélyként nem szerepelsz az egyéni vállalkozók nyilvántartásában, ezért számládon az „egyéni vállalkozó”megjelölést, vagy az „e.v.” rövidítést, továbbá nyilvántartási számot nem jelentethetsz meg.

A számlára nevedet, székhelyed, illetve valamely telephelyed címét, adószámodat kell ráírnod.

Cég esetén:

1. cégnév (hivatalos elnevezés, lehet hivatalos rövidített név is )
2. székhely, illetve valamely telephely címe
3. adószám, ha a cég áfacsoport tagja, akkor az ún. csoportazonosító első nyolc számjegye

Vevő neve

Ide a vevő adatait kell írni, akinek a számla készül. Magánszemélyek esetén a nevet és a lakcímet, egyéni vállalkozók esetén a székhely, illetve valamely telephely címét, cégek esetén a cég hivatalos elnevezését és székhelyének, illetve valamely telephelyének címét.

A vevő adószámát (ha áfacsoport tagja, akkor az ún. csoportazonosító szám első nyolc számjegyét) kizárólag abban az esetben kötelező a számlán feltüntetni, ha:

az eladó a vevő részére az Áfa tv. 89. §-a szerinti adómentes termékértékesítést teljesített (az adószám alatt a vevő közösségi adószámát kell érteni);

az áfa-törvényben meghatározott, fordított adózás hatálya alá eső ügyletek számlázásánál;

a számla kibocsátóját online adatszolgáltatási kötelezettség terheli (más belföldi áfaalany részére belföldön teljesített termékértékesítésről, szolgáltatásnyújtásról állított ki számlát).

Dátum

A nyomdai úton előállított készpénzfizetési számlára a kiállítás időpontja, az ügylet teljesítése és a pénzmozgás időpontja egybeesik, ezért csak a kiállítás időpontját kell feltüntetni.

A készpénzfizetési számla keltének ki kell fejeznie az Áfa tv. szerinti teljesítési időpontot és a pénzmozgás időpontját is.

Tehát készpénzfizetési számla kiállítása esetén egyszerű dolgod van, hiszen mindössze a számla keltét kell kitöltened, amely az a nap, amikor a számlát kiállítod.

A termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint statisztikai besorolási száma

Itt a termék vagy szolgáltatás pontos megnevezésére van szükség. A statisztikai besorolási számot - termék esetében a vámtarifaszámot, szolgáltatás esetében TESZOR’15 szám - nem kötelező feltüntetni. A vámtarifaszámot, a TESZOR’15 számot a 2018. január 1-jén érvényes besorolási rend alapján kell meghatározni.

A termék (szolgáltatás) adóval együtt számított ellenértéke tételenként és összesen

A számlán szereplő termékek és szolgáltatások tételenkénti és összes bruttó értékét meg kell adni. 

A számlán feltüntetett bruttó - áfával növelt - ellenérték áfatartalma %-ban kifejezve, a felszámított adó mértéke %-ban

 Ezzel kapcsolatban a következő részben részletes információkat találsz.

Erre mindenképp figyelj oda a készpénzfizetési számla kiállításánál!

Bár látszólag nincs is egyszerűbb dolog, mint az egyszerűsített készpénzfizetési számla megírása, vannak azonban buktatói. Mégpedig az áfakulcs mértékének meghatározása.

A számlán két helyen kell szerepeltetni az áfa mértékét, a trükk azonban az, hogy ezek az áfakulcsok nem minden esetben azonosak. És sokan itt rontják el a kitöltést.

Kétféle készpénzes bizonylattípus létezik az alábbi szövegezéssel

27%-os áfakulcs esetén az áthárított adó százalékos mértéke 27% lesz.

Amennyiben viszont azt vizsgáljuk, hogy a kiszámlázott termék, szolgáltatás bruttó értéke mennyi áfát tartalmaz, akkor 27%-os áfakulcs esetében ez 21,26%. Ez az úgynevezett felülről, a bruttó összegből visszaszámított áfakulcs.

Hogyan is néz ki ez a gyakorlatban?

Tegyük fel, hogy eladóként 1.270 Ft-ért értékesítesz egy terméket, amelyről készpénzfizetési számla készül.

A bruttó érték áfatartalma: áfakulcs / (1 + áfakulcs )

Ebben az esetben a fizetendő összeg: 1.270 Ft és a számla 21,26 % áfát tartalmaz.   

Légy óvatos, ugyanis ha nem jól kalkulálod ki a‘mennyi áfát tartalmaz’ összegét és 21,26% helyett 27%-ot írsz be, akkor valójában 37%-os áfát számolsz fel a nettó értékre. 

Egy ellenőrzés során ráadásul büntetésre számíthatsz.  

A számla helytelen kitöltése ugyancsak jogmegsértés, amely miatt a NAV mulasztási bírságot szabhat ki. Ennek összege magánzemélynél maximum 200.000 forint, nem magánszemély esetében legfeljebb 500 000 forint lehet.

Korábban itt írtunk részletesen az áfáról >>
Tudj meg még többet a számla kötelező tartalmi elemeiről itt >> 

Minta letöltése

Ha szeretnél biztosra menni a készpénzfizetési számla kitöltésével kapcsolatban, akkor készítettünk neked egy mintát, amely tartalmaz minden szükséges adatot.

Kérem a mintát! >>

Mikor használjunk készpénzfizetési számlát?

A készpénzfizetési számlát használók többnyire azért választják a kézi számlatömböt, mert:

• vásárlóik a legtöbb esetben készpénzzel fizetnek
• nem szükséges hozzá számítógép, internetkapcsolat
• egyszerű megoldás, bármikor könnyedén kiállítható a számla

2020 nyara azonban óriási változást hozott a kézi számlatömböt favorizálók életébe. 2020. július 1-től ugyanis online adatszolgáltatási kötelezettség terhel minden belföldi vállalkozást, ha számláját más belföldi áfaalany részére, belföldön teljesített termékértékesítésről, illetve szolgáltatásnyújtásról állítja ki. Abban az esetben is, ha nem számít fel áfát. Ez a kötelezettség a készpénzfizetési számlákra is vonatkozik, valamint alanyi adómentes státusú vállalkozásokra, vagy olyan vállalkozásokra, akik (amelyek) csak kis összegeket számláznak.

A számlaadat-szolgáltatási kötelezettség ráadásul 2021. január 1-jétől már a magányszemélyek számára kiállított számlákat is érinteni fogják.

De mit jelent ez a gyakorlatban?

Azt, hogy kézzel kiállított készpénzes számlák adatait egyesével rögzíteni kell a NAV Online Számla felületén. Erről korábban itt írtunk részletesen >>

Tehát az az érv, hogy a készpénzfizetési számlához nincs szükség számítógépre és internetre, meg is bukott. Az adatszolgáltatást ugyanis a kiállítást követő 4 naptári napon belül kell teljesíteni, ha a számlában áthárított áfa összege az 500 000 Ft-ot nem éri el. Akkor is, ha a számlában egyáltalán nem számítunk fel áfát. Ennek elmulasztása számlánként magánszemély esetében 200 000 forintos, nem magánszemély esetén 500 000 forintos bírságot vonhat maga után.

Az egyszerűség szintén nem mondható előnynek, hiszen kézzel sokkal körülményesebb a számlák kiállítása, mintha számlázó programra váltasz. Számlázóval ugyanis óriási adminisztrációs terhet veszel le a saját válladról. Amellett, hogy néhány kattintással bárhol, bármikor új számlákat generálhatsz, a modern programok teljes mértékben leveszik rólad az adatszolgáltatási kötelezettség súlyát. Vagyis, automatikusan elvégzik helyetted a munkát.

Szeretnél számlázó programra váltani? Regisztrálj a Billingóba akár teljesen ingyen! >>

Milyen előnyei vannak a Billingónak a kézi számlatömbbel szemben?

• Néhány kattintással kiállíthatod számláidat a termék- és partneradatbázisok segítségével
• Nem kell számlatömböt vásárolnod, akár teljesen ingyen számlázhatsz
• Egyszerűen és gyorsan sztornózhatsz számlát
• Teljesen automatizálhatod az online adatszolgáltatási kötelezettséget
• Rendszeres vásárlóidnak akár automatikusan ismétlődő számlákat is beállíthatsz
• Nem kell amiatt aggódnod, hogy külföldi partnereid nem fogadják be kézi számláidat
• Sokkal kényelmesebb és átláthatóbb lesz könyvelésed előkészítése
• Elfelejtheted a tépett szélű számlákat, helyette dizájnos számlasablonokat használhatsz
• Számlázó programmal sokkal kisebb a hiba lehetőség a számlák kiállításánál
• Környezetkímélőbb megoldás

Ez nagyon jól hangzik! Szeretnék Billingóra váltani! >>

Hogyan állíthatok ki készpénzfizetési számlát a Billingóban?

Számla létrehozásakor egyszerűen a Készpénz opciót kell kiválasztanod a Fizetés módjánál.

Használható kézi számlatömb és számlázó program is egyidejűleg?

Igen, kézi számlatömb mellett is használható számlázó program. Ugyanakkor a fenti érvek alapján jól látható, hogy érdemes teljesen mellőzni a nyomdai úton előállított számlák használatát.

Olvass még több érdekességet vállalkozásról, számlázásról >>